Nguyên lý vận hành Worker cho ngành đo đạc bản đồ

Toàn cảnh 1 chu kỳ kinh doanh ngành đo đạc và bản đồ

Anh chị chủ doanh nghiệp đo đạc bản đồ thường bắt đầu mỗi tháng bằng việc rà soát các mối quan hệ, đơn chào thầu hoặc liên hệ khách cũ để có việc. Sau khi ký hợp đồng (tách thửa, đo vẽ hiện trạng, lập bản đồ địa chính…), đội kỹ thuật mang máy GPS, máy toàn đạc ra hiện trường đo đạc. Số liệu thô được mang về xử lý, biên tập, xuất bản đồ và hồ sơ pháp lý.

Bàn giao sản phẩm cho khách, xuất hoá đơn, thu tiền – đó là lúc doanh thu ghi nhận. Song song đó, chi phí thiết bị, xăng xe, lương nhân viên, khấu hao máy móc cần được hạch toán. Cuối tháng (hoặc quý), chủ doanh nghiệp phải tổng hợp số liệu, nộp báo cáo thuế (khoán hoặc kê khai), tính ra lãi lỗ rồi quyết định trích lợi nhuận ra sao.

Toàn bộ chu kỳ đó, nếu làm thủ công, dễ sai sót, chậm trễ, tốn thời gian chết của chủ. CoreWorker ra đời để tự động hoá từng khâu, giúp anh chị tập trung vào chuyên môn và mở rộng khách hàng.

Quy mô hộ kinh doanh cá thể / làm một mình

Nếu anh chị đang hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể (thường nộp thuế khoán), một mình ôm hết từ đo đạc, xuất hoá đơn đến kê khai thuế. Những Worker sau sẽ giúp giảm tải đáng kể:

- Worker “71102 — Hoạt động đo đạc và bản đồ” (500 đồng/lượt ghi nhận) tự động ghi lại mỗi lần anh chị hoàn thành một đầu việc đo đạc, không lo sót dự án.

- Worker “Kiến trúc, kỹ thuật” (1.500 đồng/dự án đã theo dõi) quản lý hồ sơ và tiến độ từng hợp đồng kỹ thuật, từ khi nhận đến bàn giao.

- Worker “Kế toán / Hoá đơn” (1.500 đồng/hoá đơn đã tạo) giúp xuất hoá đơn điện tử ngay sau khi bàn giao, giảm sai sót thủ công.

- Worker “Chatbot bán hàng” (10 đồng/lượt dùng) trả lời tin nhắn hỏi dịch vụ, báo giá sơ bộ 24/7 – anh chị không cần trực điện thoại ngoài giờ.

- Worker “Kết nối” (300 đồng/lượt kết nối/tin nhắn) giúp nhắn tin tự động nhắc khách lịch hẹn, gửi báo giá.

Ở quy mô này, thuế nộp theo hình thức khoán (cơ quan thuế ấn định mức). Chủ vẫn phải tự tay kiểm tra hợp đồng, duyệt báo giá, quyết định giá bán và ký biên bản nghiệm thu. Worker làm hết phần ghi chép, hóa đơn và chăm sóc khách đơn giản.

Quy mô doanh nghiệp nhỏ (vài người)

Khi công ty có vài nhân viên kỹ thuật và một kế toán bán thời gian, các Worker tiếp theo được kích hoạt thêm:

- Worker “Chấm công / Lương” (1.500 đồng/bảng lương nhân viên đã tính, tính theo từng người mỗi kỳ) tự động tổng hợp ngày công của anh em kỹ thuật (đi thực địa, văn phòng) và tính lương phụ cấp trường.

- Worker “Kế toán” (800 đồng/bút toán đã hạch toán) thay kế toán viên thực hiện định khoản các chi phí: xăng dầu, sửa chữa máy, văn phòng phẩm…

- Worker “Điều hành / CEO” (0 đồng/báo cáo tổng hợp) tự động tổng hợp số liệu từ các Worker khác thành báo cáo lãi lỗ sơ bộ cuối tháng, giúp chủ biết ngay tình hình.

Lúc này công ty đã phải kê khai thuế GTGT và TNDN. Kế toán viên vẫn cần kiểm tra hoá đơn đầu vào/đầu ra, lập tờ khai, nộp – Worker không thay được phần đối chiếu quyết toán với cơ quan thuế. Chủ cũng tự quyết định khoản thưởng, tuyển dụng người.

Quy mô doanh nghiệp vừa (vài chục người)

Đội ngũ đông hơn, có phòng kỹ thuật riêng, phòng kinh doanh, kế toán. Worker mở rộng phối hợp để quản lý dòng công việc:

- Worker “Chăm sóc khách hàng sau bán” (1.500 đồng/ticket đã xử lý) tự động ghi nhận và xử lý các yêu cầu hỗ trợ sau bàn giao (ví dụ: điều chỉnh sai số, xuất lại bản đồ). Nhân viên chỉ cần xem ticket và thực hiện.

- Worker “Kênh JobLimo” (đã bao gồm trong gói thuê bao) tự động đăng tải dự án lên chợ việc ngành xây dựng, giúp có thêm khách hàng mới.

- Worker “Kênh AdLimo” (đã bao gồm) tự động đặt quảng cáo Google, Facebook theo ngân sách cài sẵn, nhắm đúng chủ nhà, công ty xây dựng cần đo đạc.

Ở quy mô này, chủ và trưởng phòng vẫn phải duyệt báo giá lớn, ký hợp đồng trên 50 triệu, phê duyệt tuyển dụng. Worker tự động hoàn toàn các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm nhân lực hành chính.

Quy mô doanh nghiệp lớn (hàng trăm tới hàng nghìn người, có máy móc thiết bị kết nối)

Công ty lớn sở hữu nhiều máy GPS, máy bay không người lái (drone), trạm đo cố định. Worker “Thiết bị Văn phòng (IoT)” (100 đồng/lượt đồng bộ dữ liệu thiết bị) tự động thu thập số liệu đo đạc từ thiết bị về hệ thống, không cần nhập tay.

Toàn bộ Worker hoạt động dây chuyền: Nhân viên hiện trường -> số liệu IoT đồng bộ -> Worker 71102 ghi nhận từng điểm đo -> Kiến trúc kỹ thuật lập hồ sơ tự động -> Kế toán hạch toán chi phí vận hành thiết bị -> Chấm công lương tính thời gian làm việc theo ca -> Kế toán hoá đơn xuất hoá đơn tự động sau khi nghiệm thu trực tuyến.

Worker “Chatbot bán hàng” vẫn chạy 24/7, Kết nối gửi thông báo đến khách hàng doanh nghiệp. “Kênh HomeLimo” tích hợp trang web công ty để khách tự báo giá. “Kênh ShopLimo” (500 đồng/đơn đồng bộ) nếu công ty bán cả bản đồ số hoặc dịch vụ online.

Tuy nhiên, vẫn có những việc không giao hết cho tự động: quyết định chiến lược giá, ký kết đấu thầu lớn, xử lý khiếu nại phức tạp, thay đổi nhân sự cấp cao. Chủ tịch/Giám đốc phải duyệt báo cáo CEO tổng hợp trước khi công bố lợi nhuận.

Công việc hậu cần phụ trợ và tổng kết ranh giới tự động – can thiệp tay

Công việc hậu cần như bảo trì máy đo, quản lý kho vật tư (pin, thước, giá ba chân), bảo hiểm thiết bị chưa có Worker riêng. Nhưng Worker “Kế toán” hạch toán chi phí bảo trì khi có hoá đơn; Worker “Chấm công / Lương” theo dõi lịch bảo dưỡng nếu gắn với nhân viên kỹ thuật.

Ranh giới rõ ràng:

- Worker tự động chạy theo lịch: Chatbot, Kết nối gửi tin, IoT đồng bộ dữ liệu, Kế toán hạch toán bút toán định kỳ, Chấm công tính lương cuối kỳ.

- Worker chạy theo sự kiện: Kiến trúc kỹ thuật, 71102 ghi nhận khi có dự án mới; Kế toán hoá đơn khi có yêu cầu xuất hoá đơn; Chăm sóc khách hàng khi có ticket.

- Việc chủ doanh nghiệp PHẢI can thiệp tay: duyệt báo giá lớn, ký hợp đồng, quyết định mức đầu tư thiết bị, xử lý khiếu nại đặc biệt, duyệt báo cáo tài chính cuối năm, nộp tờ khai thuế (nếu chưa có kế toán viên).

Nhờ các Worker, anh chị không còn thức đêm ghi sổ, hết lo sót dự án. Chi phí mỗi Worker rất nhỏ: chưa tới một cốc trà đá mỗi ngày nếu tính tổng khối lượng giao dịch. Cần bao nhiêu Worker, bật từng cái theo quy mô, tắt khi không dùng – không mất phí cố định vô ích.