Tự động hóa công việc hành chính văn phòng: Hướng dẫn chi tiết cho chủ doanh nghiệp
Bỏ túi ngay cách dùng các Worker của CoreWorker để giải phóng bạn khỏi đống giấy tờ, sổ sách, chấm công, hỗ trợ khách hàng… mà chi phí chưa tới một ly cà phê mỗi ngày.
Nỗi khổ của chủ doanh nghiệp hành chính văn phòng
Bạn có một công ty chuyên cung cấp dịch vụ hành chính, hỗ trợ văn phòng - nghĩa là ngày nào cũng xoay vần với đống yêu cầu của khách: soạn thảo hợp đồng, gửi báo giá, làm báo cáo đột xuất, chốt sổ cuối tháng. Công việc cứ lặp đi lặp lại, tốn thời gian mà không tạo ra giá trị khác biệt.
Rồi đến việc quản lý nhân sự trong chính công ty bạn. Chấm công cho nhân viên, tính lương cuối tháng, lập hóa đơn gửi khách - mỗi việc một tay, sai sót thì mất tiền oan.
Khách hàng của bạn lại hay gọi điện, nhắn tin hỏi han ngoài giờ hành chính. Không trả lời kịp thì mất khách, mà có người trực thì phải tăng ca, tốn thêm tiền lương.
Nói chung, ngành này mắc ở chỗ: càng làm nhiều hợp đồng, càng bộn bề sổ sách, nhân viên càng kêu ca, bạn càng kiệt sức.
Worker nào giúp bạn giải quyết từng nỗi đau?
Để giảm tải việc lập hóa đơn cho khách và hạch toán nội bộ, bạn có thể giao ngay cho Worker "Kế toán / Hoá đơn". Worker này tự động tạo hóa đơn mỗi lần bạn ghi nhận dịch vụ, không cần bạn ngồi gõ lại. Mỗi hóa đơn chỉ tốn 1.500 đồng - rẻ hơn cả phí gửi xe máy.
Khi cần hạch toán các khoản chi phí phát sinh, Worker "Kế toán" sẽ giúp bạn ghi sổ từng bút toán với giá 800 đồng/lần. Cả hai Worker này kết hợp xử lý hết phần kế toán mà không cần thuê nhân viên part-time.
Còn việc chấm công và tính lương cho nhân viên của bạn? Worker "Chấm công / Lương" tính bảng lương từng người mỗi kỳ với giá 1.500 đồng. Bạn chỉ việc gửi dữ liệu chấm công, Worker tự ra bảng lương chính xác, không cãi nhau cuối tháng.
Khách hàng hỏi han ngoài giờ? Worker "Chăm sóc khách hàng sau bán" sẽ xử lý ticket chăm sóc (mỗi ticket 1.500 đồng) và Worker "Chatbot bán hàng" trả lời tin nhắn tự động (mỗi lượt 10 đồng). Bạn có thể ngủ ngon, sáng mai thấy đã có phản hồi.
Để tổng hợp tình hình kinh doanh cuối ngày/cuối tuần, Worker "Điều hành / CEO" tạo báo cáo tổng hợp hoàn toàn miễn phí (0 đồng/báo cáo). Bạn chỉ cần đọc và ra quyết định.
Riêng các dịch vụ bạn bán cho khách thuộc nhóm "Dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác" (mã 82100), bạn có thể dùng Worker tương ứng để tự động ghi nhận mỗi dịch vụ đã hoàn thành, giá 500 đồng/lượt. Không còn sợ bỏ sót công việc nào.
Tổng chi phí: Rẻ hơn một ly cà phê mỗi ngày
Giả sử một tháng trung bình bạn cần: 100 lượt ghi nhận dịch vụ (500 đồng/lượt x 100 = 50.000 đồng), 50 hóa đơn (1.500 đồng/hóa đơn x 50 = 75.000 đồng), 100 bút toán kế toán (800 đồng/bút toán x 100 = 80.000 đồng), 10 bảng lương nhân viên (1.500 đồng/bảng lương x 10 = 15.000 đồng), 50 ticket chăm sóc khách hàng (1.500 đồng/ticket x 50 = 75.000 đồng), và khoảng 500 lượt chatbot (10 đồng/lượt x 500 = 5.000 đồng). Cộng lại: 50.000 + 75.000 + 80.000 + 15.000 + 75.000 + 5.000 = 300.000 đồng/tháng.
Tức mỗi ngày bạn chỉ tốn 10.000 đồng - ít hơn một ly cà phê sữa đá ngoài quán. Với số tiền đó, bạn có một đội ngũ "nhân sự" làm việc 24/7, không bao giờ nghỉ, không đòi tăng lương, không sai sót vì mệt mỏi.
So với việc thuê thêm một nhân viên hành chính (tốn ít nhất 7-10 triệu đồng/tháng), chi phí này quá rẻ. Bạn còn được rảnh tay để lo phát triển kinh doanh, chăm sóc khách hàng lớn hơn.