Ngành dịch vụ cuộc gọi: dùng Worker nào để tự động hoá vận hành?

Nỗi khổ thường trực của chủ ngành dịch vụ cuộc gọi

Bạn làm trong ngành “Hoạt động dịch vụ liên quan đến các cuộc gọi” – kiểu như tổng đài chăm sóc, call center thuê ngoài, hay hỗ trợ khách hàng qua điện thoại. Mỗi ngày, bạn phải xử lý hàng trăm cuộc gọi, ghi chép nội dung, chốt đơn, chăm sóc khách sau gọi, lại còn đối soát công nợ, tính lương cho nhân viên trực tổng đài.

Chắc bạn cũng từng trải qua mấy cái “đau” này:

– Mỗi cuộc gọi đến tay nhân viên nào đều phải ghi lại thủ công, cuối tháng lụi cụi cộng dồn để tính hoa hồng, mà sai một ly là nhân viên khiếu nại.

– Khách gọi vào ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần, không ai nghe máy, để tuột mất đơn hàng.

– Nhân viên trực điện thoại nghỉ đột xuất, bạn phải tự ngồi trực thay, vừa mất thời gian vừa stress.

– Công nợ với khách hàng và nhà cung cấp liên quan đến cước gọi: hoá đơn chất chồng, dễ sai, cuối tháng không biết lời lỗ cụ thể thế nào.

Dùng Worker nào để “chữa” từng nỗi đau?

CoreWorker có sẵn nhiều Worker – hiểu đơn giản là “nhân sự tự động” – mỗi người làm một việc riêng, giúp bạn hết lo mấy chuyện vặt. Dưới đây là cách gắn từng Worker vào nỗi đau cụ thể:

**1. “Dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác” – 500 đồng/dịch vụ đã ghi nhận**

Đây là Worker ghi nhận mọi hoạt động hỗ trợ kinh doanh. Ví dụ: mỗi khi nhân viên chốt được một cuộc giao dịch, gửi báo giá, soạn hợp đồng – Worker này tự động tạo bản ghi. Bạn không cần giở sổ tay hay Excel nữa. Hữu ích đặc biệt để cuối tháng xem tổng số giao dịch, tính hoa hồng.

**2. “82200 — Hoạt động dịch vụ liên quan đến các cuộc gọi” – 500 đồng/lượt ghi nhận**

Worker này chuyên ghi nhận từng cuộc gọi đến và đi: thời gian, số điện thoại, nội dung tóm tắt. Khi kết hợp với Worker trước, bạn có ngay lịch sử cuộc gọi để đối soát cước, xác nhận khách gọi tới đặt hàng hay khiếu nại.

**3. “Chatbot bán hàng” – 10 đồng/lượt dùng**

Đây là vị cứu tinh cho nỗi đau “khách gọi ngoài giờ không ai nghe”. Bạn cài chatbot lên website, Facebook, Zalo. Khi khách nhắn tin hay gọi đến (chuyển qua chat), chatbot trả lời tự động: tư vấn sản phẩm, tiếp nhận yêu cầu, thậm chí chốt đơn cơ bản. Chỉ 10 đồng/lượt – rẻ hơn cả cái kẹo. Khách không bị lỡ, bạn không mất đơn.

**4. “Chăm sóc khách hàng sau bán” – 1500 đồng/ticket đã xử lý**

Sau khi khách gọi xong, Worker này tự động tạo “ticket” – thẻ việc – để nhắc bạn hoặc nhân viên gọi lại hỏi han, giải quyết khiếu nại. Mỗi ticket được xử lý (trả lời xong, đóng ticket) thì bạn tốn 1500 đồng. Giúp bạn không quên khách, khách thấy được chăm sóc tử tế.

**5. “Điều hành / CEO” – 0 đồng/báo cáo tổng hợp**

Worker này tổng hợp báo cáo từ tất cả các Worker khác thành một bảng duy nhất: tổng số cuộc gọi, doanh thu, chi phí theo ngày/tuần/tháng. Bạn mở app là thấy ngay lời lỗ, không cần tự tính. Chi phí bằng 0 – free.

**6. “Kế toán / Hoá đơn” – 1500 đồng/hoá đơn đã tạo**

“Kế toán” – 800 đồng/bút toán đã hạch toán

Hai Worker này làm việc cùng nhau. Khi có hoá đơn từ nhà mạng, từ khách hàng, Worker “Kế toán / Hoá đơn” tạo hoá đơn điện tử, gửi cho đối tác. Worker “Kế toán” tự động hạch toán từng bút toán vào sổ sách: thu chi, công nợ. Hết cảnh cuối tháng ngồi nhập excel sai số.

**7. “Chấm công / Lương” – 1500 đồng/bảng lương nhân viên đã tính (1 người/kỳ)**

Worker này dựa trên dữ liệu từ Worker ghi nhận cuộc gọi và chấm công (nếu nhân viên trực ca) để tính ra bảng lương cho từng người. Tính cả hoa hồng, tăng ca. Bạn chỉ cần duyệt, không phải mày mò tính tay.

Tổng chi phí – có đắt không?

Cộng hết lại: bạn tốn 500 đồng cho mỗi lượt ghi nhận cuộc gọi (Worker 82200), 500 đồng cho mỗi dịch vụ hỗ trợ kinh doanh, 1500 đồng cho mỗi ticket chăm sóc, 1500 cho mỗi hoá đơn, 800 cho mỗi bút toán, 1500 cho mỗi bảng lương 1 người, và 10 đồng mỗi lượt chatbot.

Giả sử một ngày bạn có 100 cuộc gọi, 20 giao dịch, 5 ticket chăm sóc, tạo 5 hoá đơn, hạch toán 10 bút toán, 10 nhân viên lương tháng (tính 1 kỳ/tháng), chatbot nhận 200 lượt – tổng chi phí khoảng: (100x500) + (20x500) + (5x1500) + (5x1500) + (10x800) + (10x1500/30 ngày) + (200x10) = 50.000 + 10.000 + 7.500 + 7.500 + 8.000 + 500 + 2.000 = 85.500 đồng/ngày. Làm tròn 85.500 đồng/ngày – tức chưa tới 3 ly cà phê bệt mỗi ngày cho toàn bộ vận hành.

So với việc thuê thêm một nhân viên văn phòng 8-10 triệu/tháng, 85.000 đồng/ngày (khoảng 2,5 triệu/tháng) giúp bạn tự động hoá hết mớ giấy tờ, chăm sóc khách, tính lương – rẻ hơn 1 bữa cơm trưa mỗi ngày cho cả team.

Thử dùng thử trước – không ràng buộc, không phí ẩn. Bạn sẽ thấy nhẹ gánh ngay ngày đầu.