Nguyên tắc hoạt động ngành bán buôn xăng dầu: Từ tìm khách đến chốt lãi

Toàn cảnh 1 chu kỳ kinh doanh ngành bán buôn xăng dầu

Bạn sáng sớm đã phải kiểm tra xe bồn, gọi điện cho đại lý xem họ còn xăng không, rồi ngồi tính giá nhập về, chốt đơn giao. Cả ngày cứ thế quay vòng: tìm khách mới (cây xăng, đại lý nhỏ), bán hàng (đàm phán giá, ký hợp đồng miệng hoặc giấy), giao xăng dầu bằng xe bồn tới tận nơi.

Sau khi giao, bạn phải ghi nhận công nợ, xuất hoá đơn (nếu khách yêu cầu), cuối tháng tổng kết số lít đã bán, giá vốn, chi phí vận chuyển, nhân công, khấu hao xe. Đến kỳ, bạn nộp báo cáo thuế (theo hình thức phù hợp với quy mô), xác định lãi lỗ, rồi quyết định trích lại bao nhiêu cho tái đầu tư, bao nhiêu chia lợi nhuận.

Khâu nào cũng có thể phát sinh rủi ro: khách nợ lâu, giao thiếu, hoá đơn sai, thuế muộn. Đây là vòng quay không ngừng, và nhiều chủ doanh nghiệp kiêm luôn kế toán, bán hàng, giao hàng.

Quy mô hộ kinh doanh cá thể / làm một mình

Nếu bạn tự mình buôn xăng dầu theo dạng hộ khoán (nộp thuế khoán cố định hàng tháng, không cần kê khai chi tiết), bạn sẽ thấy: việc tìm khách, gọi điện, giao hàng, thu tiền đều do bạn làm. Nhưng bạn có thể thuê CoreWorker làm phụ.

Worker '46713 — Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm liên quan' mỗi lần ghi nhận 1 lít hoặc 1 đơn hàng vào sổ chỉ tốn 500 đồng. Worker 'Chăm sóc khách hàng sau bán' 1500 đồng/ticket khi bạn cần gọi điện hoặc nhắn tin giải đáp thắc mắc cho đại lý.

Bạn VẪN phải tự tay đàm phán giá, tự ký hợp đồng, tự kiểm tra chất lượng xăng. CoreWorker chỉ lo việc ghi chép, chăm sóc khách hàng đơn giản, nhắc lịch nợ. Thuế khoán bạn đóng cố định, không cần Worker hỗ trợ nhiều.

Quy mô doanh nghiệp nhỏ (vài người)

Bạn có 2-3 nhân viên: 1 người bán hàng, 1 kế toán, 1 tài xế giao hàng. Lúc này, CoreWorker giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn. Worker 'Quản lý đại lý / NPP' 1000 đồng/đại lý giúp bạn nhập danh sách các cây xăng bạn đang bán, tự động ghi nhận lịch sử mua hàng, công nợ.

Worker 'Kế toán / Hoá đơn' 1500 đồng/hoá đơn tạo ra hoá đơn đỏ mỗi lần bán. Nếu bạn nộp thuế GTGT và TNDN theo kê khai (công ty nhỏ), Worker này giúp bạn tổng hợp số liệu, nhưng bạn vẫn cần ký số hoặc nộp qua mạng.

Bạn đã giảm được 1 nửa việc sổ sách. Nhưng việc kiểm tra xe bồn, đặt hàng nhập, đàm phán giá nhập vẫn do bạn hoặc nhân viên làm.

Quy mô doanh nghiệp vừa (vài chục người)

Bạn có kho, 3-5 xe bồn, 1 đội bán hàng, 1 kế toán nội bộ, 1 người chăm sóc khách hàng. Lúc này, CoreWorker chạy hệ thống bài bản hơn.

Worker '46713' và '46201 — Bán buôn thóc, ngô và các loại hạt ngũ cốc khác' (nếu bạn kinh doanh thêm) ghi nhận mỗi giao dịch 500 đồng. Worker 'Chatbot bán hàng' 10 đồng/lượt dùng trả lời tự động tin nhắn giá xăng dầu, giờ giao – giảm tải cho nhân viên.

Worker 'Điều hành / CEO' 0 đồng/báo cáo tổng hợp sẽ tự động tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận từ tất cả Worker khác, giúp bạn thấy ngay lãi lỗ mà không cần mở excel. Bạn vẫn phải duyệt báo cáo, quyết định chiến lược giá, nhưng không cần tự tính tay.

Quy mô doanh nghiệp lớn (hàng trăm tới hàng nghìn người, có kết nối máy móc)

Bạn có đội tài xế, kho lớn, nhiều cây xăng đại lý, hệ thống đo lường dung tích bồn chứa. CoreWorker lúc này phối hợp toàn bộ danh sách.

Worker 'Thiết bị Cửa hàng (IoT)' 100 đồng/lượt đồng bộ dữ liệu từ đồng hồ đo xăng, cảm biến mức nhiên liệu – tự động ghi nhận lượng xăng tồn kho thực tế mỗi giờ. Worker '46713' ghi nhận đơn bán, Worker 'Quản lý đại lý / NPP' cập nhật công nợ tự động. Worker 'Kế toán / Hoá đơn' xuất hoá đơn hàng loạt, Worker 'Chăm sóc khách hàng sau bán' tự động tạo ticket khi khách khiếu nại.

TUYỆT ĐỐI VẪN cần con người: quyết định giá bán chiến lược, đàm phán hợp đồng nhập khẩu, xử lý sự cố cháy nổ hay kiểm tra chất lượng hàng. CoreWorker không thay bạn đi uống cà phê với đối tác, không ký được văn bản pháp lý.

Công việc hậu cần phụ trợ và ranh giới tự động

Công việc hậu cần như quản lý kho, bảo trì xe bồn, đăng kiểm, tuyển nhân viên… CoreWorker hỗ trợ ghi nhận, nhưng chủ vẫn phải duyệt. Ví dụ: Worker 'Quản lý đại lý / NPP' giúp bạn ghi lại lịch bảo trì, nhưng bạn phải chốt lịch và gọi thợ.

CoreWorker chạy tự động theo lịch cố định (ví dụ cuối tháng tổng hợp báo cáo, mỗi giờ đồng bộ IoT) và theo sự kiện (khi phát sinh đơn hàng mới, chatbot trả lời khách). Những việc cần duyệt: xuất hoá đơn nhiều hơn 1 giá trị nào đó, thay đổi giá bán, xoá nợ cho khách. Phần còn lại, Worker tự lo, bạn chỉ cần mở app ra xem hoặc kiểm tra định kỳ.

Tóm lại: bạn không cần làm sổ sách tay nữa, không cần nhắc từng đại lý trả nợ. Nhưng bạn vẫn là ông chủ – quyết định chiến lược là của bạn.