Nguyên tắc hoạt động – Bán buôn tổng hợp từ A đến Z

Toàn cảnh 1 chu kỳ kinh doanh ngành bán buôn tổng hợp

Bạn có một cửa hàng chuyên bỏ sỉ các loại hàng hoá: từ gạo, ngô, hạt giống, hoa cây cảnh cho tới đồ gia dụng, thực phẩm khô. Mỗi ngày, bạn phải tự đi tìm khách – có thể là mấy đại lý nhỏ ở tỉnh, chủ vựa, chủ cửa hàng bán lẻ. Sau khi chốt đơn, bạn giao hàng tận nơi, thu tiền hoặc nhận chuyển khoản, rồi ghi sổ tay hoặc vào Excel.

Cuối tháng, bạn ngồi cộng dồn doanh thu, trừ chi phí mua hàng, vận chuyển, thuê kho… để xem lãi lỗ thế nào. Đồng thời, bạn phải chuẩn bị số liệu cho báo cáo thuế – nếu là hộ kinh doanh thì đóng thuế khoán theo thông báo, nếu là công ty thì phải kê khai thuế GTGT và thuế TNDN. Sau đó, số lãi mới đem chia cho các thành viên hoặc tái đầu tư.

Cả chu kỳ này lặp đi lặp lại như vòng quay. Vấn đề là bạn vừa phải lo bán hàng, vừa phải ngồi tính toán, sổ sách – mất cả buổi cuối tháng, dễ sai sót, dễ quên hoá đơn.

Quy mô hộ kinh doanh cá thể / làm một mình – CoreWorker giúp được gì?

Nếu bạn là hộ kinh doanh cá thể, thường nộp thuế khoán – tức là mỗi tháng nộp một khoản cố định theo diện. Bạn bán hàng qua điện thoại, qua tin nhắn, không có website. Bạn ghi chép đơn hàng bằng sổ tay hoặc nhập vào điện thoại.

Với quy mô này, Worker phù hợp nhất là "Chatbot bán hàng" (10 đồng/lượt dùng). Nó giúp bạn trả lời tự động những câu hỏi thường gặp của khách như giá bao nhiêu, còn hàng không, giao khi nào – giống như có một nhân viên online không ngủ, trả lời 24/7. Quản lý đại lý/NPP (1000 đồng/đại lý đang quản lý) chỉ dùng nếu bạn có vài ba đại lý và muốn theo dõi họ riêng.

Việc bạn vẫn phải tự tay làm: đàm phán giá, chốt đơn, giao hàng, thu tiền, nhập số liệu vào sổ. CoreWorker chưa thể thay bạn đi giao hàng hay gọi điện cho khách. Về thuế khoán, bạn không cần kê khai hàng tháng, nhưng nếu muốn tự động ghi nhận doanh số để đối chiếu, Worker "46900 — Bán buôn tổng hợp" (500 đồng/lượt ghi nhận) giúp ghi lại mỗi lần có giao dịch.

Kết luận: bạn tự làm 70%, CoreWorker giúp giảm mệt mỏi phần trả lời khách và ghi sổ đơn giản.

Quy mô doanh nghiệp nhỏ (vài người) – thêm Worker nào?

Khi bạn đã mở công ty TNHH, có 2-3 nhân viên: 1 người bán hàng, 1 người giao hàng, 1 người kế toán part-time. Lúc này bạn cần kê khai thuế GTGT và TNDN theo thực tế – mỗi tháng phải lập hoá đơn, ghi sổ, nộp tờ khai.

Ngoài Chatbot bán hàng và Quản lý đại lý, bạn nên thêm "Kế toán / Hoá đơn" (1500 đồng/hoá đơn đã tạo). Worker này giúp bạn tự động tạo hoá đơn điện tử mỗi khi có đơn hàng, đúng mẫu quy định. Khỏi phải ngồi gõ từng số, tránh sai sót.

Đồng thời, Worker "Chăm sóc khách hàng sau bán" (1500 đồng/ticket chăm sóc đã xử lý) sẽ hỗ trợ xử lý các khiếu nại, yêu cầu đổi trả, bảo hành – mỗi lần có khách phàn nàn, Worker tạo một ticket, gửi thông báo cho nhân viên, và tự động ghi lại lịch sử.

Việc quyết định giá, duyệt báo giá, ký hợp đồng vẫn do bạn hoặc nhân viên làm. CoreWorker không tự ý gửi báo giá cho khách nếu không có lệnh.

Quy mô doanh nghiệp vừa (vài chục người) – tự động hoá sâu hơn

Khi công ty có 20-50 nhân viên, phân chia phòng ban rõ: phòng kinh doanh, phòng logistic, phòng kế toán, phòng chăm sóc khách hàng. Khối lượng hoá đơn, đơn hàng, công nợ lớn – nếu làm thủ công sẽ chậm và sai.

Lúc này bạn kích hoạt thêm các Worker chuyên ngành như "46201 — Bán buôn thóc, ngô và các loại hạt ngũ cốc khác" (500 đồng/lượt ghi nhận) và "46202 — Bán buôn hoa và cây" (500 đồng/lượt ghi nhận) để tự động phân loại doanh thu theo từng mặt hàng. Điều này rất có ích khi cuối tháng bạn muốn biết mảng nào lời, mảng nào lỗ.

Worker "Điều hành / CEO" (0 đồng/báo cáo tổng hợp) ra đời: nó tổng hợp tất cả dữ liệu từ các Worker khác, đưa ra báo cáo lãi lỗ, dòng tiền, công nợ theo thời gian thực. Bạn mở app ra là thấy số, không cần chờ kế toán làm báo cáo cuối tháng.

Nhưng những quyết định chiến lược như có nên nhập thêm hàng, có nên tăng giá, có nên cắt hợp đồng với đại lý nào – vẫn phải do bạn và ban giám đốc quyết định. CoreWorker chỉ cung cấp số liệu, không đưa ra quyết định thay bạn.

Quy mô doanh nghiệp lớn (hàng trăm tới hàng nghìn người, có máy móc/thiết bị kết nối)

Công ty bạn có hệ thống kho bãi lớn, xe tải, máy móc đóng gói, cân điện tử, máy in hoá đơn. Mọi thứ đều được kết nối Internet (IoT). Lúc này, Worker "Thiết bị Cửa hàng (IoT)" (100 đồng/lượt đồng bộ dữ liệu thiết bị) hoạt động: nó tự động thu thập số liệu từ máy cân, máy đếm, cảm biến kho – ví dụ mỗi lần nhập hàng, cân gửi dữ liệu lên hệ thống, Worker ghi nhận và cập nhật tồn kho tự động.

Toàn bộ danh sách Worker phối hợp nhịp nhàng: Chatbot bán hàng tiếp nhận yêu cầu → Quản lý đại lý / NPP kiểm tra thông tin đại lý → Kế toán / Hoá đơn tạo hoá đơn khi có đơn → Chăm sóc khách hàng sau bán tạo ticket nếu có vấn đề → Thiết bị Cửa hàng (IoT) đồng bộ số liệu tồn kho → Điều hành / CEO tổng hợp báo cáo cho bạn.

Dù tự động hoá cao, vẫn có việc cần con người quyết định: xử lý khiếu nại phức tạp (khách trả hàng vì lỗi sản xuất), duyệt chiết khấu đặc biệt, ký hợp đồng lớn. CoreWorker không thể chịu trách nhiệm pháp lý thay bạn.

Công việc hậu cần phụ trợ và ranh giới 'máy tự làm – người phải làm'

Các công việc hậu cần như quản lý kho bãi, bảo trì thiết bị, tuyển dụng nhân sự, đào tạo, chấm công – CoreWorker không trực tiếp làm vật lý. Nhưng Worker "Thiết bị Cửa hàng (IoT)" có thể giúp bạn giám sát nhiệt độ kho, cảnh báo khi máy hỏng. Quản lý đại lý / NPP giúp bạn theo dõi công nợ từng đại lý.

Về ranh giới: CoreWorker tự động chạy theo hai cách. Một là theo lịch cố định – ví dụ cuối tháng, Worker Kế toán / Hoá đơn tự động tổng kết số hoá đơn và gửi báo cáo. Hai là theo sự kiện phát sinh – khi có đơn hàng mới, Chatbot bán hàng tự động trả lời, Worker ghi nhận doanh thu sẽ lưu lại.

Việc bạn vẫn phải tự tay duyệt: trước khi Worker tạo hoá đơn, bạn cần kiểm tra thông tin đơn hàng và bấm xác nhận. Trước khi Worker gửi báo cáo cho cơ quan thuế, bạn phải soát lại số liệu. CoreWorker không tự ý kê khai thuế hay chuyển tiền. Nói đơn giản: CoreWorker làm những việc lặp đi lặp lại, còn bạn quyết định những chuyện quan trọng – như một người trợ lý giỏi, không thay bạn làm chủ.