Nguyên tắc hoạt động ngành điều hành cảng biển – CoreWorker làm gì, chủ làm gì?

1. Toàn cảnh 1 chu kỳ kinh doanh ngành điều hành cảng biển

Bạn đang điều hành một cảng biển – có thể là bến tàu nhỏ chuyên bốc xếp hàng rời, hoặc cảng container có bãi rộng. Một chu kỳ kinh doanh thường bắt đầu bằng việc tìm khách hàng: bạn chào dịch vụ cho các hãng tàu, chủ hàng, đại lý vận tải. Khi có tàu cập cảng, bạn tiếp nhận lịch tàu, điều phối nhân công bốc xếp, giám sát quá trình làm hàng.

Sau khi tàu rời cảng, bạn ghi nhận doanh thu từ phí neo đậu, bốc xếp, lưu bãi, vệ sinh tàu… Đồng thời, bạn ghi nhận chi phí: tiền điện nước, tiền thuê bãi, lương công nhân, bảo trì thiết bị nâng hạ. Cuối chu kỳ (thường theo tháng hoặc quý), bạn kê khai thuế GTGT, thuế TNDN (nếu là công ty) hoặc nộp thuế khoán (nếu là hộ cá thể).

Sau khi có báo cáo thuế, bạn xác định lãi lỗ và quyết định phân bổ lợi nhuận: giữ lại tái đầu tư mua thêm thiết bị, hoặc chia cho các cổ đông. Những việc này lặp đi lặp lại mỗi tháng, mỗi quý.

2. Quy mô hộ kinh doanh cá thể / làm một mình

Bạn là chủ cảng cá thể, tự mình làm hầu hết mọi việc. Với CoreWorker, bạn có thể dùng Chatbot bán hàng (10 đồng/lượt) để tự động trả lời tin nhắn của khách báo tàu sắp vào cảng, hỏi lịch rỗi hay giá bốc xếp – bạn sẽ không mất công ngồi gõ tin nhắn suốt ngày.

Khi tàu cập bến, bạn hoặc nhân viên ghi nhận một lượt vận hành hạ tầng – lúc đó Worker “Dịch vụ hỗ trợ vận tải, hạ tầng” (500 đồng/lượt) và “52221 – Hoạt động điều hành cảng biển” (500 đồng/lượt) sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký cảng biển. Cuối tháng, bạn vẫn phải tự tay tính tiền, xuất hoá đơn cho từng khách bằng sổ tay hoặc nhờ kế toán thuê ngoài.

Về thuế: hộ cá thể thường nộp thuế khoán hàng tháng, không phải kê khai chi tiết. CoreWorker không tự động nộp thuế khoán, nhưng các Worker ghi nhận vận hành giúp bạn có số liệu để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Bạn vẫn là người phải ra đóng thuế tại kho bạc.

3. Quy mô doanh nghiệp nhỏ (vài người)

Bạn đã mở công ty TNHH, có 3-5 nhân viên gồm nhân viên bốc xếp, kế toán kiêm hành chính. Lúc này ngoài các Worker ở quy mô hộ, bạn thêm Worker “Kế toán / Hoá đơn” (1.500 đồng/hoá đơn đã tạo) và “Kế toán” (800 đồng/bút toán đã hạch toán).

Mỗi khi kết thúc bốc xếp một tàu, bạn tạo hoá đơn điện tử – Worker “Kế toán / Hoá đơn” tự tạo hoá đơn theo thông tin bạn nhập, rồi Worker “Kế toán” hạch toán bút toán doanh thu và công nợ. Bạn không phải tự ghi từng bút toán bằng Excel hay nhập tay phần mềm kế toán.

Tuy nhiên, thuế GTGT và TNDN vẫn phải do kế toán của bạn soát lại và nộp tờ khai qua mạng. CoreWorker chỉ giúp ghi nhận số liệu đầu vào, không tự động khai thuế thay bạn. Cuối tháng, bạn cần xem báo cáo lãi lỗ do CoreWorker tổng hợp (Worker “Điều hành / CEO” miễn phí), rồi mới quyết định việc chi trả thưởng.

4. Quy mô doanh nghiệp vừa (vài chục người)

Cảng của bạn có khoảng 30-50 công nhân, có đội bảo trì, nhân viên văn phòng, và nhân viên chăm sóc khách hàng. Worker “Chấm công / Lương” (1.500 đồng/bảng lương nhân viên đã tính, 1 người/kỳ) xuất hiện: cuối tháng, khi chốt công từ hệ thống chấm công hoặc do chủ nhập tay, Worker tự tính lương trừ bảo hiểm, thuế TNCN (nếu có) cho từng nhân viên.

Worker “Chăm sóc khách hàng sau bán” (1.500 đồng/ticket chăm sóc đã xử lý) hỗ trợ ghi nhận và xử lý khiếu nại của chủ hàng về hàng hư hỏng, tàu đến trễ, mất hàng… Bạn chỉ cần duyệt ticket quan trọng, còn các phản hồi cơ bản do Worker nhắc lịch gọi lại hoặc tạo biên bản tự động.

So với quy mô nhỏ, giờ đây các Worker phối hợp: hạch toán tự động lương trùng với bút toán chi phí nhân công do Worker “Kế toán” ghi, giúp bạn lập báo cáo lãi lỗ theo từng bộ phận. Bạn vẫn phải tự ký duyệt các chứng từ chi lớn (mua thiết bị mới, hợp đồng thuê tàu).

5. Quy mô doanh nghiệp lớn (hàng trăm người, có thiết bị kết nối)

Doanh nghiệp của bạn vận hành cảng container quy mô lớn, có hệ thống camera, cảm biến giám sát cầu cảng, cân tải trọng, cửa tự động ra vào bãi. Worker “Thiết bị Ngoài hiện trường (IoT)” (100 đồng/lượt đồng bộ) mỗi khi đầu đọc RFID quét xe ra vào cảng, cân tự động lên số liệu – Worker tự động đồng bộ dữ liệu vào hệ thống CoreWorker.

Tất cả Worker trong danh sách đều hoạt động đồng bộ: IoT ghi nhận tàu đến → Worker 52221 ghi nhận lượt hạ tầng → Worker “Kế toán” hạch toán chi phí điện, bảo trì → Worker “Chấm công / Lương” tính công cho đội thợ bốc xếp dựa trên giờ làm thực tế do cảm biến ghi → Worker “Kế toán / Hoá đơn” xuất hoá đơn cuối tháng cho khách. Worker “Chăm sóc khách hàng” xử lý ticket báo mất container, lệch seal tự động phân tích nguyên nhân sơ bộ.

Dù tự động hoá cao, vẫn có những việc con người phải quyết định: ký hợp đồng khung với hãng tàu mới, duyệt chi tiêu thưởng lễ tết cho nhân viên, phê duyệt báo cáo lãi lỗ tổng thể do Worker “Điều hành / CEO” tổng hợp miễn phí. Không Worker nào tự động ký hay nộp báo cáo thuế lên Tổng cục Hải quan hay cơ quan thuế – bộ phận tài chính doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra và nộp.

6. Công việc hậu cần phụ trợ và ranh giới tự động

Công việc hậu cần phụ trợ tại cảng gồm: bảo trì thiết bị (cần cẩu, xe nâng), quản lý kho bãi lưu hàng, vệ sinh khu vực cảng, tuyển dụng nhân sự thời vụ, lưu trữ hồ sơ hải quan. CoreWorker tự động các việc ghi nhận khi có sự kiện: Ứng với mỗi lần bảo trì máy, bạn nhập dữ liệu → Worker “Kế toán” hạch toán chi phí. Khi thợ vào cảng làm hàng tăng ca, Worker “Chấm công/Lương” tính lại lương ngay lập tức.

Các tác vụ chạy theo lịch cố định: cuối tháng Worker “Kế toán” tự động kết chuyển doanh thu – chi phí, Worker “Điều hành/CEO” gửi báo cáo lãi lỗ tổng hợp vào mùng 1 mỗi tháng. Các tác vụ chạy theo sự kiện: khi có ticket chăm sóc mới (khách gửi email phàn nàn) Worker “Chăm sóc khách hàng” bật cảnh báo và tạo ticket xử lý, nhưng chỉ con người mới được quyết định bồi thường hay không.

Ranh giới rõ ràng: CoreWorker tự làm các việc “ghi nhận, tính toán, hạch toán, nhắc việc, tổng hợp báo cáo sơ bộ”. Bạn (hoặc kế toán trưởng, giám đốc) phải tự làm các việc “phê duyệt, ký hợp đồng, đàm phán, nộp tờ khai thuế, quyết định phân bổ lợi nhuận”. Không Worker nào tự động nộp tiền vào ngân sách nhà nước hay ký tên bạn.