Một ngày của ông chủ cơ sở chăm sóc người già: Từ tìm khách đến chốt lãi – CoreWorker làm gì giúp?

1. Toàn cảnh 1 chu kỳ kinh doanh ngành trợ giúp xã hội không tập trung

Bạn mở cơ sở chuyên cung cấp dịch vụ chăm sóc người già, người khuyết tật tại nhà. Một chu kỳ kinh doanh điển hình sẽ diễn ra như sau:

Đầu tiên, bạn tìm khách hàng. Có thể qua quảng cáo trên mạng xã hội, qua người quen giới thiệu, hoặc chạy tin trên các kênh việc làm xã hội. Khách hỏi, bạn tư vấn, ký hợp đồng (thường theo tháng hoặc theo ca).

Sau đó, bạn cử nhân viên đến nhà khách thực hiện các ca trợ giúp: vệ sinh cá nhân, phục hồi chức năng, nấu ăn, nhắc thuốc… Mỗi ca xong bạn phải ghi nhận vào sổ (có chữ ký xác nhận của khách hoặc người nhà).

Cuối tháng, bạn tổng hợp tất cả ca đã thực hiện, xuất hoá đơn (nếu khách yêu cầu), thu tiền. Đồng thời bạn phải ghi chép chi phí: lương nhân viên, xăng xe, đồ bảo hộ, tiền thuê mặt bằng…

Sau đó là khâu nộp báo cáo thuế. Nếu bạn là hộ kinh doanh cá thể, có thể nộp thuế khoán hoặc kê khai theo doanh thu thực tế. Nếu là công ty, bạn phải kê khai VAT và tạm tính thuế TNDN hàng quý.

Cuối cùng, bạn tính lãi lỗ, trích quỹ, và phân bổ lợi nhuận cho các thành viên hoặc tái đầu tư. Toàn bộ chu trình này lặp lại hàng tháng, hàng quý.

CoreWorker (gọi tắt là Worker) sẽ giúp bạn tự động hoá nhiều bước trong chu trình đó. Cụ thể từng quy mô sẽ khác nhau.

2. Quy mô hộ kinh doanh cá thể / làm một mình

Bạn tự mình làm mọi việc: vừa đi chăm sóc, vừa lo sổ sách, vừa đi gặp khách. Lúc này bạn cần những Worker nhẹ nhàng, tiết kiệm.

Worker Chatbot bán hàng (10 đồng/lượt dùng) giúp bạn trả lời tự động những câu hỏi cơ bản của khách trên website hoặc fanpage: “Dịch vụ gồm những gì? Giá bao nhiêu?” – khỏi phải nghe điện thoại suốt ngày.

Worker Trợ giúp xã hội không tập trung (500 đồng/lượt ghi nhận) – mỗi lần bạn hoàn thành một ca trợ giúp, bạn chỉ việc báo lên hệ thống, Worker tự ghi nhận ca đó, lưu thời gian, nội dung, và cập nhật vào sổ doanh thu.

Worker Kế toán / Hoá đơn (1.500 đồng/hoá đơn) – cuối tháng, bạn nhập số ca đã ghi nhận, Worker tự tạo hoá đơn (nếu khách cần) và ghi vào sổ chi phí, doanh thu.

Về thuế: Với hộ kinh doanh cá thể, nếu bạn nộp thuế khoán thì chỉ cần Worker ghi nhận doanh thu thực tế để đối chiếu. Còn nếu bạn kê khai, Worker Điều hành / CEO (0 đồng/báo cáo) có thể tổng hợp báo cáo doanh thu – chi phí theo tháng, giúp bạn tự điền tờ khai thuế.

Những việc bạn vẫn phải tự làm: ký hợp đồng trực tiếp với khách (vì cần chữ ký tay), kiểm tra chất lượng dịch vụ, xử lý khiếu nại phức tạp, và quyết định giá cả. Worker không thay bạn đi chăm sóc hay gặp khách.

3. Quy mô doanh nghiệp nhỏ (vài người)

Bạn có một đội ngũ nhân viên: 2-3 người đi làm ca, 1 người hành chính kiêm kế toán. Lúc này bạn cần thêm Worker để phối hợp.

Ngoài các Worker ở trên, bạn thêm Worker Kênh JobLimo (đã bao gồm trong gói thuê bao) – đăng tin tuyển nhân viên chăm sóc tự động lên các trang việc, giúp bạn có thêm ứng viên mà không mất công đăng bài.

Worker Kết nối (300 đồng/lượt kết nối/tin nhắn) – khi bạn cần giao việc cho nhân viên hoặc nhận báo cáo ca từ họ, Worker này tự động tạo tin nhắn nhắc việc và cập nhật lịch.

Worker Chăm sóc khách hàng sau bán (1.500 đồng/ticket) – nếu khách hàng gửi yêu cầu đổi ca, thay người, khiếu nại, Worker tự động tạo ticket và phân công cho nhân viên phụ trách, không để sót việc.

Kế toán giờ chỉ việc kiểm tra số liệu do Worker tổng hợp và nộp báo cáo thuế. Thuế với doanh nghiệp nhỏ thường là kê khai VAT theo quý, thuế TNDN tạm tính – Worker Điều hành / CEO sẽ tạo báo cáo lãi lỗ sơ bộ mỗi tháng, giúp bạn ước tính thuế phải nộp.

Bạn vẫn cần tự duyệt các quyết định: ký duyệt chi trả lương, duyệt hoá đơn lớn, và quyết định chiến dịch quảng cáo. Worker không tự động trả lương hay chuyển tiền.

4. Quy mô doanh nghiệp vừa (vài chục người)

Bạn có 30-50 nhân viên, chia thành nhiều tổ, mỗi tổ phụ trách một khu vực. Lượng khách hàng lớn, nhiều ca mỗi ngày.

Worker Kênh AdLimo (đã bao gồm) – chạy quảng cáo tự động trên mạng xã hội, nhắm đúng đối tượng người có nhu cầu chăm sóc tại nhà. Worker tự động tối ưu ngân sách, bạn chỉ việc bơm tiền.

Worker Kênh HomeLimo (đã bao gồm) – tạo trang web danh thiếp cho cơ sở của bạn, tự động cập nhật dịch vụ, bảng giá, và nhận đặt lịch từ khách.

Worker Kênh ShopLimo (500 đồng/đơn hàng) – nếu bạn bán thêm đồ dùng hỗ trợ như tã, gậy, xe lăn, Worker tự động đồng bộ đơn hàng từ cửa hàng online vào hệ thống kế toán.

Worker 88103 – Hoạt động trợ giúp xã hội không tập trung đối với người già và người khuyết tật (500 đồng/lượt ghi nhận) – giống Worker chính nhưng chuyên biệt cho đối tượng này, giúp tách biệt doanh thu theo từng loại hình (người già, người khuyết tật, thương bệnh binh) để sau này báo cáo tài chính dễ dàng.

Ở quy mô này, kế toán có thể không vào sổ tay nữa. Worker tự động ghi nhận chi phí đồng bộ từ các Worker khác. Tuy nhiên, bạn vẫn phải tự duyệt báo cáo tổng hợp từ Worker Điều hành / CEO trước khi nộp thuế. Worker không có quyền quyết định việc nộp thuế hay điều chỉnh sai sót.

5. Quy mô doanh nghiệp lớn (hàng trăm đến hàng nghìn người, có máy móc/thiết bị kết nối)

Bạn quản lý một hệ thống gồm nhiều chi nhánh, có thiết bị giám sát sức khoẻ từ xa (máy đo huyết áp, nhịp tim) gắn tại nhà khách hàng. Các thiết bị này tự động gửi dữ liệu về trung tâm.

Worker Thiết bị Văn phòng (IoT) (100 đồng/lượt đồng bộ) – mỗi lần thiết bị gửi dữ liệu (ví dụ: huyết áp bất thường), Worker đồng bộ vào hồ sơ khách hàng và cảnh báo cho điều dưỡng trưởng.

Tất cả các Worker hoạt động phối hợp: Chatbot bán hàng tiếp nhận yêu cầu, Kết nối phân công nhân viên, Trợ giúp ghi nhận ca, Kế toán xuất hoá đơn, Chăm sóc khách hàng xử lý ticket, và Điều hành tổng hợp báo cáo theo thời gian thực.

Worker Kênh JobLimo tự động đăng tuyển và sàng lọc hồ sơ sơ bộ. Worker Kết nối tự động nhắc lịch họp, giao ban.

Dù tự động hoá mạnh mẽ, con người vẫn phải quyết định trong các trường hợp: phê duyệt hợp đồng lớn, xử lý khủng hoảng truyền thông, quyết định đầu tư thiết bị mới, và kiểm tra chéo báo cáo tài chính trước khi công bố. Worker không thể thay thế trách nhiệm pháp lý của giám đốc.

6. Công việc hậu cần phụ trợ và tổng kết ranh giới tự động – can thiệp tay

Ngành trợ giúp xã hội có nhiều công việc hậu cần: quản lý kho vật tư (tã, găng tay, khẩu trang), bảo trì xe cộ, quản lý nhân sự (tính công, nghỉ phép).

Worker Thiết bị Văn phòng (IoT) và Kết nối giúp đồng bộ dữ liệu tồn kho khi nhập xuất, nhưng việc đặt mua vật tư, thương lượng giá vẫn do người làm kho tự quyết. Worker tự động ghi nhận và nhắc nhở khi sắp hết hàng.

Về bảo trì: Worker Kết nối có thể gửi thông báo định kỳ cho nhân viên sửa chữa, nhưng việc duyệt chi phí sửa chữa lớn cần chủ doanh nghiệp bấm nút duyệt.

Tổng kết ranh giới rõ ràng: - Worker tự động chạy theo lịch cố định: Ghi nhận ca dịch vụ vào cuối mỗi ca, tổng hợp báo cáo vào cuối ngày, cuối tháng. Hoặc chạy theo sự kiện: khi có hoá đơn mới, ticket mới, tin nhắn mới. - Cần chủ doanh nghiệp tự duyệt/can thiệp tay: Ký hợp đồng, duyệt chi lương thưởng, xác nhận báo cáo thuế trước khi nộp, quyết định thay đổi giá dịch vụ, phê duyệt chi phí đầu tư lớn.

CoreWorker không tự động nộp tiền, không tự động ký văn bản, không tự động thay đổi thông tin doanh nghiệp trên cổng thuế. Mọi giao dịch tài chính và pháp lý đều cần sự đồng ý của bạn.