Tình huống vận hành

Đại lý gas & nước bình: Dùng Worker nào để tự động hóa vận hành?

Hướng dẫn chi tiết 3 Worker giúp chủ đại lý gas/nước uống đóng bình giải quyết nỗi khổ quản lý đại lý con, chăm sóc khách hàng và hạch toán – tốn chưa tới 1 ly cà phê mỗi ngày.

Điều gì khiến chủ đại lý gas & nước uống đóng bình đau đầu mỗi ngày?

Bạn làm đại lý gas hoặc nước uống đóng bình ở một thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng… Mỗi ngày, bạn phải lo hàng chục đầu việc rối rắm: nào là gọi điện nhắc các đại lý con (cửa hàng, tạp hóa) nhập hàng, theo dõi xem họ còn nợ không, lại còn khách lẻ gọi đổi bình, nào là hóa đơn chứng từ cuối tháng.

Có những nỗi khổ rất thật:

- Thứ nhất, quản lý hàng trăm đại lý con/ nhà phân phối: không biết ai đặt bao nhiêu, ai chậm thanh toán, ai sắp hết gas mà không báo – bạn phải tự nhẩm hoặc gọi điện từng người, mất cả buổi.

- Thứ hai, khách hàng gọi đổi bình ngoài giờ hoặc cuối tuần: nếu không ai nghe máy, mất đơn, mất uy tín.

- Thứ ba, cuối tháng ngồi cộng dồn hóa đơn, đối chiếu công nợ với từng đại lý, tính chiết khấu, lên báo cáo – mệt mỏi, dễ sai, tốn thời gian.

Chưa kể mỗi đại lý con có giá, loại bình khác nhau, việc hạch toán thủ công rất dễ nhầm lẫn.

Worker nào giải quyết nỗi đau đó?

Trên CoreWorker, bạn chỉ cần thuê 3 Worker dưới đây là tự động hóa hầu hết việc vận hành:

**1. Worker “Quản lý đại lý / NPP” – hết lo đại lý con**

Worker này giúp bạn theo dõi tất cả đại lý cấp dưới: ai còn nợ, ai nhập bao nhiêu, ai sắp hết hàng cần bổ sung. Bạn chỉ cần cài đặt một lần, Worker sẽ tự động cập nhật và báo cáo hằng ngày. Chi phí: chỉ 1.000 đồng/1 đại lý đang quản lý. Ví dụ bạn có 100 đại lý, tháng đó Worker xử lý 100 lần, bạn mất 100.000 đồng – rẻ hơn một bữa cơm trưa.

**2. Worker “Chăm sóc khách hàng sau bán” – không lo khách gọi lỡ**

Mỗi khi khách gọi đến yêu cầu đổi bình, khiếu nại hay thắc mắc, Worker này tiếp nhận và xử lý ticket. Bạn không phải trực điện thoại 24/7. Mỗi ticket chăm sóc xong, bạn trả 1.500 đồng. Giả sử tháng có 300 lượt khách gọi, bạn chỉ mất 450.000 đồng – chưa tới 1 ly cà phê mỗi ngày.

**3. Worker “Kế toán / Hoá đơn” & “Kế toán” – tự động hạch toán, xuất hóa đơn**

Hai Worker này phối hợp: Worker “Kế toán / Hoá đơn” tự tạo hóa đơn cho mỗi lần giao bình (1.500 đồng/hóa đơn). Worker “Kế toán” tự động hạch toán từng bút toán thu – chi, đối chiếu công nợ (800 đồng/bút toán). Cuối tháng bạn chỉ việc xem báo cáo tổng hợp từ Worker “Điều hành / CEO” – miễn phí luôn.

Ví dụ: tháng bạn giao 500 bình, có 1.000 bút toán kế toán, tổng chi phí worker: (500 x 1.500) + (1.000 x 800) = 750.000 + 800.000 = 1.550.000 đồng. Cộng với 100.000 đồng quản lý đại lý và 450.000 đồng chăm sóc khách hàng, tổng chỉ khoảng 2,1 triệu đồng/tháng. Quy ra mỗi ngày bạn tốn chưa tới 70.000 đồng – rẻ hơn một ly cà phê sữa đá + ổ bánh mì sáng.