Bán buôn gạo, ngũ cốc: dùng nhân sự CoreWorker nào để tự động hoá?

Nỗi khổ thường ngày của chủ buôn gạo, ngũ cốc

Bạn có một kho gạo, vài chục đại lý nhỏ lẻ, mỗi ngày nhận cả trăm cuộc gọi: ‘Anh ơi lấy 5 bao tấm’, ‘Chị ơi ghi nợ tuần sau trả’, ‘Bên em cần 2 tấn bột mỳ giao ngay chiều’. Nếu bạn không có ai nghe máy, không nhớ nợ ai bao nhiêu, không biết ai đã thanh toán – đó là lúc bạn mất khách, mất tiền, mất ngủ.

Dân bán buôn gạo, ngũ cốc ở Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng thường kêu mấy cái khổ sau:

• Khách đặt hàng ồ ạt giờ cao điểm (sáng sớm, chiều tối), người bán chỉ có một mình, vừa cân gạo vừa nghe điện thoại – dễ sai, dễ sót đơn.

• Công nợ với đại lý, nhà phân phối (NPP) – ai nợ bao nhiêu, bao giờ trả, ghi trên giấy hay nhớ trong đầu cuối tháng chẳng biết đâu mà lần.

• Khách lẻ nhắn tin hỏi giá, hỏi hàng sau 9h tối, cuối tuần – không ai trả lời thì khách chạy sang chỗ khác mất.

• Cuối tháng ngồi chồng hoá đơn, đối chiếu với kho, viết sổ – mất cả ngày trời, còn sai lệch phải làm lại từ đầu.

Gọi 'nhân sự' CoreWorker nào để giải quyết từng nỗi khổ?

Thay vì thuê thêm người thật (tốn lương, bảo hiểm, nghỉ phép), bạn có thể dùng các Worker chạy ngầm, giá rẻ, không than vãn. Mỗi Worker ‘được huấn luyện’ riêng để làm đúng một mảng:

• Chatbot bán hàng (10 đồng/lượt): đây là người trực fanpage, website, Zalo OA 24/7 – trả lời ngay khi khách hỏi giá gạo, giá tấm, giá bột mỳ, thời gian giao hàng. Khách không phải chờ, bạn không mất khách vì ngủ quên. Giải quyết nỗi khổ số 3.

• Quản lý đại lý / NPP (1000 đồng/đại lý): Worker này giúp bạn theo dõi từng đại lý – họ lấy bao nhiêu, nợ bao nhiêu, hạn thanh toán ra sao. Chỉ 1.000 đồng cho mỗi đại lý đang quản lý, rẻ hơn tiền xăng chạy xe đi đòi nợ. Giải quyết nỗi khổ số 2.

• 46310 — Bán buôn gạo, lúa mỳ, sản phẩm từ ngũ cốc khác, bột mỳ (500 đồng/lượt): đúng tên ngành của bạn, Worker này ghi nhận mỗi lần có giao dịch bán – bạn chỉ cần báo ‘bán 2 tấn gạo cho đại lý X’ là nó tự động ghi sổ, tránh sót đơn. Giải quyết nỗi khổ số 1.

• Kế toán / Hoá đơn (1.500 đồng/hoá đơn): mỗi lần xuất hoá đơn cho khách lẻ hay đại lý, Worker này tự tạo hoá đơn, không cần bạn ngồi gõ Excel hay viết tay. Giải quyết nỗi khổ số 4.

• Chăm sóc khách hàng sau bán (1.500 đồng/ticket): khách gọi bảo ‘gạo bị ẩm’ hay ‘thiếu 1 bao bột mỳ’ – Worker đó nhận ticket, tự động nhắc bạn xử lý, gửi lời xin lỗi, theo dõi đến khi khách hài lòng. Giải quyết nỗi khổ nảy sinh sau giao hàng.

• Điều hành / CEO (0 đồng/báo cáo): cuối tuần, cuối tháng bạn muốn nhìn tổng quan doanh thu, nợ phải thu, hàng tồn kho – Worker này tổng hợp báo cáo, không thu phí. Giúp bạn không phải tự mò mẫm số liệu.

Tốn bao nhiêu cho cả 'đội ngũ' này?

Giả sử bạn quản lý 15 đại lý/NPP, trung bình mỗi ngày có 30 lượt giao dịch bán (ghi nhận), 20 hoá đơn, 5 ticket chăm sóc, 100 lượt chatbot hỏi đáp, và 0 đồng cho báo cáo CEO. Chi phí một tháng (30 ngày) sẽ là:

• Quản lý đại lý/NPP: 15 × 1.000 = 15.000 đồng

• Ghi nhận giao dịch (46310): 30 × 30 × 500 = 450.000 đồng

• Hoá đơn: 20 × 30 × 1.500 = 900.000 đồng

• Chăm sóc sau bán: 5 × 30 × 1.500 = 225.000 đồng

• Chatbot: 100 × 30 × 10 = 30.000 đồng

Tổng cộng: 15.000 + 450.000 + 900.000 + 225.000 + 30.000 = 1.620.000 đồng/tháng.

Chưa tới một tô phở bò mỗi ngày (54.000 đồng/ngày) mà bạn có cả một đội ngũ làm việc 24/7 – không nghỉ Tết, không đòi tăng lương, không nghỉ việc giữa tháng. So với thuê thêm một nhân viên bán hàng hay kế toán part-time đã ngốn 3-5 triệu/tháng, đây là mức đầu tư nhẹ nhưng giải quyết triệt để nỗi đau vận hành.