Tự động hóa vận hành tạp chí: Giải pháp cho chủ báo - tạp chí

Nỗi khổ của người làm tạp chí, ấn phẩm định kỳ

Bạn chạy một toà soạn hoặc hộ kinh doanh ấn phẩm định kỳ ở TP.HCM, Hà Nội hay Hải Phòng. Mỗi tháng, bạn xuất bản đều đặn các số tạp chí. Vậy mà việc theo dõi từng ấn phẩm phát hành – ai mua, ai trả lại, số lượng tồn kho – vẫn phải ghi chép thủ công, dễ nhầm, dễ thất lạc. Mệt nhất là cuối quý, ngồi gom sổ sách xuất nhập mà hoa hết cả mắt.

Việc lên đơn đặt hàng quảng cáo, quản lý hợp đồng booking kèm theo từng số báo cũng là cơn ác mộng. Một khách hàng mua 3 kỳ, một khách mua 6 kỳ, giá mỗi lần khác nhau – bạn phải nhập tay vào Excel, gửi hoá đơn riêng lẻ, rất hay sai sót dẫn đến tranh cãi với khách.

Khách hàng của bạn thường là các nhà phân phối sách báo, thư viện, hoặc người mua lẻ. Họ hỏi: 'Số tháng 8 bao giờ có?', 'Cho tôi gia hạn đặt mua thêm 3 tháng' – nhắn tin cả ngày lẫn đêm, kể cả cuối tuần. Nhân viên chăm sóc khách hàng (nếu có) chỉ làm giờ hành chính, lỡ khách hỏi buổi tối là bạn tự trả lời, mỏi mệt.

Kế toán của một cơ sở xuất bản tạp chí – dù là cá thể hay công ty – luôn chật vật với hàng loạt hoá đơn đầu ra (thuê viết bài, in ấn) và hoá đơn thu vào (bán ấn phẩm, bán quảng cáo). Một sai sót nhỏ ở khâu hạch toán cũng kéo theo chậm nộp thuế, phạt nguội, tiền mất tật mang.

Ghép từng Worker CoreWorker để giải quyết nỗi khổ cụ thể

Để tự động hoá đúng việc, không cần người công nghệ, bạn chỉ cần giao cho đúng Worker những việc sau:

• Theo dõi phát hành ấn phẩm: Worker "Xuất bản sách, báo, tạp chí" (1.000 đồng/ấn phẩm theo dõi) – mỗi khi bạn phát hành một số tạp chí, Worker tự ghi nhận số lượng, ngày phát hành, khách mua. Hết cảnh mở sổ tay tìm tới tìm lui. Worker "58130 — Xuất bản tạp chí và các ấn phẩm định kỳ" (500 đồng/lượt ghi nhận) giúp ghi chép từng giao dịch đặt mua hay trả lại ấn phẩm của khách hàng. Tất cả đều tự động, chính xác.

• Quản lý hợp đồng và hoá đơn quảng cáo: Worker "Kế toán / Hoá đơn" (1.500 đồng/hoá đơn) tự tạo và gửi hoá đơn cho từng khách hàng quảng cáo đúng kỳ, đúng giá. Song song, Worker "Kế toán" (800 đồng/bút toán) hạch toán từng khoản thu – chi vào đúng tài khoản. Bạn không còn sai lệch số liệu cuối tháng.

• Chăm sóc khách hàng không bỏ lỡ: Worker "Chăm sóc khách hàng sau bán" (1.500 đồng/ticket) – mỗi khi khách nhắn hỏi về đổi địa chỉ nhận báo, gia hạn đặt mua, hoặc than phiền giao chậm, Worker nhận và phản hồi theo kịch bản bạn đặt. Còn với khách mới ghé website hỏi mua tạp chí lẻ hay gói quảng cáo, Worker "Chatbot bán hàng" (10 đồng/lượt) trả lời ngay lập tức, kể cả 2 giờ sáng.

• Báo cáo tổng quan: Worker "Điều hành / CEO" (0 đồng/báo cáo) cuối tháng tổng hợp cho bạn một bảng: tổng ấn phẩm phát hành, doanh thu quảng cáo, số khách hàng gia hạn, nợ phải thu. Bạn chỉ việc đọc, không mất công toán.

Tốn bao nhiêu cho tất cả? Rẻ hơn một ly cà phê sáng mỗi ngày

Hãy tưởng tượng một tháng trung bình bạn có 50 ấn phẩm phát hành, 100 lượt ghi nhận giao dịch (mua/trả), 30 hoá đơn, 30 bút toán kế toán, 60 ticket chăm sóc khách hàng và 300 lượt chatbot. Tổng chi phí chỉ khoảng:

• 50 x 1.000 + 100 x 500 + 30 x 1.500 + 30 x 800 + 60 x 1.500 + 300 x 10 = 50.000 + 50.000 + 45.000 + 24.000 + 90.000 + 3.000 = 262.000 đồng/tháng.

Chưa tới 9.000 đồng/ngày – rẻ hơn một ly cà phê sữa đá ở quán cóc đầu ngõ. Mà bạn tiết kiệm được bao nhiêu? Không cần thuê thêm nhân viên kế toán chuyên trách, không chậm trễ chăm sóc khách, không sai hoá đơn. CoreWorker tự động chạy 24/7, không ốm đau, không nghỉ Tết.