Tự động vận hành cho người làm xuất bản: khỏi lo tắc deadline, chậm thanh toán

Nỗi khổ của chủ doanh nghiệp xuất bản khác

Bạn có một hộ kinh doanh hay công ty làm về xuất bản sách, báo, tạp chí – hoặc các hoạt động xuất bản khác (mã ngành 58190). Công việc mỗi ngày là nhận bản thảo, theo dõi tiến độ in ấn, giao hàng, rồi ghi nhận doanh thu từng đầu sách. Nhưng chính bạn – người vừa làm CEO vừa làm kế toán, vừa chốt đơn vừa ôm điện thoại – thường gặp ba nỗi đau:

Thứ nhất, quên theo dõi ấn phẩm đã xuất bản. Mỗi tháng xuất vài đầu sách, lỡ quên cập nhật số lượng bán ra hay tồn kho là cuối tháng đối soát sai, lỗ chồng lỗ.

Thứ hai, chậm hạch toán và xuất hoá đơn. Khách hàng là nhà sách, công ty phân phối họ yêu cầu hoá đơn ngay khi giao hàng. Nếu bạn không ghi chép kịp, đến cuối tháng ngồi nhặt từng tờ chứng từ, vừa mệt vừa sợ sót.

Thứ ba, khách nhắn tin hỏi giá, hỏi tình trạng đơn hàng ngoài giờ. Bạn buôn bán online thì hỏi đủ thứ: “Sách còn không?”, “Bao giờ có bản mới?” – trả lời muộn là mất khách. Đây là nỗi khổ rất thực của người làm xuất bản nhỏ lẻ tại TP.HCM hay Hà Nội.

Worker nào giúp bạn hết khổ?

CoreWorker có sẵn các Worker (nhân sự tự động) ghép đúng vào từng nỗi đau. Không cần cài đặt phức tạp, bạn chỉ việc bật lên và giao việc. Sau đây là cách từng Worker giải quyết cụ thể:

- Khi bạn cần theo dõi mỗi ấn phẩm sách, báo, tạp chí đã phát hành: dùng Worker “Xuất bản sách, báo, tạp chí” (1.000 đồng/ấn phẩm đã theo dõi). Worker này tự động ghi nhận tên sách, số lượng, tình trạng tồn kho – hết lo quên chốt sổ.

- Mỗi lần bạn phát sinh một giao dịch như bán sỉ lẻ, trả hàng, nhập kho: Worker “58190 — Hoạt động xuất bản khác” (500 đồng/lượt ghi nhận) sẽ tự động ghi lại thành một lượt, không cần bạn gõ tay.

- Lúc cần hạch toán sổ sách kế toán, xuất hoá đơn cho khách: dùng Worker “Kế toán / Hoá đơn” (1.500 đồng/hoá đơn đã tạo) và Worker “Kế toán” (800 đồng/bút toán đã hạch toán). Hai Worker này làm việc song song, cứ có bút toán là lên sổ, có yêu cầu là ra hoá đơn – không sót, không chậm.

- Khi khách hàng nhắn tin hỏi hàng, bạn không thể túc trực 24/7: kích hoạt Worker “Chatbot bán hàng” (10 đồng/lượt dùng). Nó trả lời tự động mọi câu hỏi về giá, tồn kho, thời gian giao – giữ chân khách, bạn chỉ vào giải quyết đơn hàng lớn.

- Nếu có nhân viên cộng tác (biên tập, thiết kế, giao hàng) cần tính lương đều đặn: Worker “Chấm công / Lương” (1.500 đồng/bảng lương nhân viên đã tính) tự động chấm công và ra bảng lương mỗi tháng.

- Cuối tháng, bạn muốn nhìn một bức tranh tổng thể xem doanh thu bao nhiêu, chi phí thế nào: Worker “Điều hành / CEO” (0 đồng/báo cáo tổng hợp) tổng hợp mọi số liệu từ các Worker khác thành báo cáo gửi bạn – miễn phí.

- Sau khi bán xong, nếu khách cần hỗ trợ đổi trả, bảo hành sách: Worker “Chăm sóc khách hàng sau bán” (1.500 đồng/ticket chăm sóc đã xử lý) nhận và xử lý từng ticket, bạn không phải ngồi email cả buổi.

Tốn bao nhiêu? Rẻ hơn một ly cà phê mỗi ngày

Giả sử tháng bạn xuất 20 ấn phẩm, có 50 lượt giao dịch, tạo 30 hoá đơn, hạch toán 80 bút toán, chốt lương cho 5 nhân viên, khách nhắn tin 500 lượt (chatbot) và chăm sóc 10 ticket. Chi phí cụ thể:

- Xuất bản sách, báo, tạp chí: 20 x 1.000 = 20.000 đồng

- 58190 — Hoạt động xuất bản khác: 50 x 500 = 25.000 đồng

- Kế toán / Hoá đơn: 30 x 1.500 = 45.000 đồng

- Kế toán: 80 x 800 = 64.000 đồng

- Chấm công / Lương: 5 x 1.500 = 7.500 đồng

- Chatbot bán hàng: 500 x 10 = 5.000 đồng

- Chăm sóc khách hàng sau bán: 10 x 1.500 = 15.000 đồng

- Điều hành / CEO: miễn phí.

Tổng cộng: 20.000 + 25.000 + 45.000 + 64.000 + 7.500 + 5.000 + 15.000 = 181.500 đồng/tháng. Chia đều ra mỗi ngày chưa tới 6.000 đồng – rẻ hơn một ly cà phê đen vỉa hè. Với số tiền đó, bạn có cả một đội nhân sự tự động lo việc vận hành, bạn chỉ việc tập trung ký hợp đồng, phát triển nội dung.