Tự động hoá vận hành cho văn phòng luật nhỏ: dùng Worker nào, tốn bao nhiêu?

Nỗi khổ của người làm dịch vụ pháp lý mà ít ai nói ra

Bạn mở văn phòng luật hoặc hộ kinh doanh tư vấn pháp luật ở Sài Gòn hay Hà Nội. Mỗi ngày có bao nhiêu việc lặt vặt nhưng không thể sai: nhắc khách hàng đóng phí giữ chỗ, soạn hợp đồng đúng mẫu, ghi nhận từng cuộc tư vấn, theo dõi hồ sơ vụ việc đúng hạn... Lỡ quên một cái là mất uy tín, thậm chí mất khách.

Làm một mình hoặc chỉ vài người, bạn kiêm luôn thư ký, kế toán, chăm sóc khách hàng. Có khách nhắn tin lúc 10 giờ đêm, bạn vẫn phải trả lời vì sợ mất việc. Còn mỗi cuối tháng, ngồi tổng hợp công nợ, xem khách nào chưa đóng phí mà đau đầu.

Cụ thể, dân trong ngành thường than 4 nỗi này:

1. Theo dõi hồ sơ vụ việc theo deadline: mỗi vụ kiện, mỗi thủ tục đều có hạn nộp đơn, hạn kháng cáo... Một sai sót nhỏ có thể làm hỏng cả vụ.

2. Ghi nhận từng lượt tư vấn pháp luật: khách gọi điện, nhắn tin hỏi luật, bạn phải ghi lại nội dung, thời gian để sau này xuất hoá đơn hoặc làm báo cáo. Làm tay dễ sót.

3. Chăm sóc khách hàng cũ: khách giới thiệu khách mới, nhưng nếu không có người nhắc nhở lịch tái tư vấn, quà tặng tri ân, khách sẽ quên bạn.

4. Kế toán – hoá đơn: mỗi hợp đồng dịch vụ pháp lý phải xuất hoá đơn, hạch toán chi phí, công nợ. Tự làm thì mất thời gian, thuê kế toán riêng thì tốn kém.

Những Worker nào giúp bạn giải quyết từng nỗi khổ?

CoreWorker có sẵn các Worker (nhân sự tự động) làm từng việc cụ thể. Bạn chỉ cần giao việc đúng người – đúng như thuê nhân viên nhưng không nghỉ, không đòi tăng lương.

Dưới đây là cách từng Worker gánh luôn những việc bạn đau đầu:

**“Hồ sơ vụ việc theo deadline” – 3.000 đồng/hồ sơ theo dõi** Worker này nhắc bạn từng deadline của mỗi vụ: hết hạn nộp đơn, hết hạn kháng cáo, ngày ra toà... Bạn không cần mở sổ ghi chép, không lo quên. Nếu mỗi tháng bạn có 10 vụ, tổng chi phí chỉ 30.000 đồng – rẻ hơn một tô phở.

**“69101 — Hoạt động đại diện, tư vấn pháp luật” và “69109 — Hoạt động pháp luật khác” – 500 đồng/lượt ghi nhận** Hai Worker này ghi nhận mọi cuộc tư vấn, mọi lần bạn đại diện khách hàng. Chẳng hạn, khách gọi hỏi về thủ tục ly hôn, bạn chỉ cần nói “ghi nhận” là Worker tự lưu lại nội dung, thời gian. Mỗi ngày bạn tư vấn 5-10 lượt, chi phí chỉ 2.500 – 5.000 đồng/ngày.

**“Chăm sóc khách hàng sau bán” – 1.500 đồng/ticket xử lý** Worker này tự động gửi tin nhắn cảm ơn khách sau mỗi lần tư vấn, nhắc lịch tái tư vấn, gửi quà tri ân vào dịp lễ. Nếu bạn có 20 khách hàng cũ cần chăm sóc mỗi tháng, phí chỉ 30.000 đồng.

**“Kế toán / Hoá đơn” – 1.500 đồng/hoá đơn & “Kế toán” – 800 đồng/bút toán** Một Worker lo xuất hoá đơn cho từng hợp đồng. Worker kia hạch toán từng khoản thu – chi. Bạn không cần động tay vào sổ sách. Mỗi tháng xuất 10 hoá đơn và hạch toán 30 bút toán: tổng phí = 15.000 + 24.000 = 39.000 đồng.

**“Chatbot bán hàng” – 10 đồng/lượt dùng** Worker này trả lời tin nhắn của khách 24/7 trên Facebook, Zalo, web – kể cả nửa đêm. Khách hỏi “luật sư ơi, tôi muốn tư vấn ly hôn nhanh nhất?” là chatbot trả lời ngay lịch hẹn, giá dịch vụ. Bạn chỉ mất 10 đồng mỗi tin nhắn.

**“Điều hành / CEO” – 0 đồng/báo cáo tổng hợp** Cuối tháng, Worker này tự tổng hợp số vụ đã theo dõi, số lượt tư vấn, doanh thu, công nợ... thành một báo cáo ngắn gọn gửi bạn. Miễn phí hoàn toàn.

Tổng chi phí bao nhiêu – có đáng không?

Giả sử bạn là hộ kinh doanh hoặc công ty nhỏ, mỗi tháng xử lý khoảng:

- 10 hồ sơ vụ việc theo dõi → 30.000 đồng

- 200 lượt tư vấn ghi nhận (cả 2 loại) → 100.000 đồng

- 20 ticket chăm sóc khách hàng → 30.000 đồng

- 10 hoá đơn + 30 bút toán kế toán → 39.000 đồng

- 500 lượt chatbot tư vấn → 5.000 đồng

Tổng cộng: 204.000 đồng/tháng.

Chưa tới 7.000 đồng mỗi ngày – rẻ hơn một ly cà phê sữa đá. Bạn không phải trả lương tháng, không bảo hiểm, không sợ nhân viên nghỉ việc. Tất cả đều tự động, bạn chỉ việc ngồi nhận báo cáo và tập trung vào việc chuyên môn.

Hãy thử một tháng: nếu không thấy tiện, bạn có thể ngưng bất cứ lúc nào. Không hợp đồng ràng buộc, không chi phí ẩn.