Ngành kế toán: Dùng Worker nào để tự động hoá hết việc nhức đầu?
Chủ hộ kinh doanh/công ty kế toán: khỏi lo deadline, chốt sổ, chăm sóc khách – với chi phí thấp hơn cả ly cà phê mỗi ngày.
Nỗi khổ mỗi ngày của người làm kế toán
Bạn mở một hộ kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc công ty chuyên làm sổ sách, báo cáo thuế cho khách. Nghe thì có vẻ ‘nhàn’ vì việc là tính toán, nhưng thực tế: ngày nào cũng như ngồi trên đống lửa.
Nỗi khổ số 1: Quên deadline báo cáo thuế, hồ sơ vụ việc của khách – chỉ chậm một ngày là bị phạt, mất uy tín. Mà mỗi khách một mốc, ai nhớ hết?
Nỗi khổ số 2: Ghi nhận chứng từ, bút toán thủ công. Hàng trăm hoá đơn, phiếu chi mỗi tháng, cứ gõ tay là sai, sai lại sửa, mất cả buổi.
Nỗi khổ số 3: Khách nhắn tin hỏi ‘thuế tháng này bao nhiêu?’, ‘báo cáo xong chưa?’ – cả ngày như trực tổng đài, không có thời gian làm việc chính.
Nỗi khổ số 4: Công việc nhiều nhưng người ít, thuê thêm nhân viên thì tốn lương, bảo hiểm, lại sợ nhân viên nghỉ ngang.
6 Worker ‘xử đẹp’ từng nỗi khổ: Mua sắm như thế nào?
CoreWorker có sẵn những ‘nhân sự’ làm việc 24/7 không nghỉ, không kêu ca – giúp bạn tự động hoá mọi việc. Dưới đây là cách phối hợp 6 Worker để giải quyết triệt để:
– Worker «Hồ sơ vụ việc theo deadline» (3000 đồng/hồ sơ): Nhận nhiệm vụ theo dõi từng hồ sơ kế toán của từng khách hàng. Hết nỗi lo quên deadline – Worker tự động nhắc bạn, nhắc khách, đảm bảo không trễ. Chính là ‘thư ký’ chuyên đốc thúc hồ sơ đúng hạn.
– Worker «69201 — Hoạt động liên quan đến kế toán» và «69209 — Hoạt động liên quan đến kế toán, kiểm toán và tư vấn về thuế khác» (cùng 500 đồng/lượt ghi nhận): Cả hai Worker này chuyên ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày. Mỗi lần bạn nhập chứng từ, Worker tự ghi lại, không sót, không sai – giải phóng bạn khỏi đống sổ sách thủ công.
– Worker «Kế toán / Hoá đơn» (1500 đồng/hoá đơn) và «Kế toán» (800 đồng/bút toán): Hai Worker này kết hợp tạo hoá đơn xuất cho khách, đồng thời tự động hạch toán từng bút toán. Từ nay, mỗi khi bạn tạo hoá đơn, Worker làm luôn phần ghi sổ – việc đối soát cuối tháng diễn ra trong nháy mắt.
– Worker «Chăm sóc khách hàng sau bán» (1500 đồng/ticket đã xử lý): Thay bạn trả lời các câu hỏi của khách về tình trạng báo cáo, hoá đơn, thuế… Mỗi ticket (yêu cầu) được Worker xử lý, trả lời chi tiết, không làm phiền bạn.
– Worker «Chatbot bán hàng» (10 đồng/lượt): Đặt lên website hoặc fanpage – Worker này tự động trả lời khách hàng mới hỏi về gói dịch vụ kế toán, báo giá, giờ làm việc… Có thể nói chuyện cả ngày lẫn đêm.
– Worker «Điều hành / CEO» (0 đồng/báo cáo tổng hợp): Cuối tháng, Worker này tổng hợp mọi số liệu từ các Worker trên thành một báo cáo đơn giản – bạn biết ngay tổng số hồ sơ, hoá đơn, chi phí phát sinh, tình trạng từng khách. Không cần mở excel, không cần tra cứu.
Lưu ý: Bạn có thể bật tắt từng Worker theo mùa vụ – ví dụ mùa quyết toán bật thêm 69201, mùa hè nhàn thì tắt bớt. CoreWorker linh hoạt, không ràng buộc.
Tổng chi phí: Có rẻ hơn một ly cà phê mỗi ngày không?
Hãy tính thử một tháng trung bình (giả sử bạn có khoảng 20 khách thường xuyên):
– Hồ sơ vụ việc theo dõi: khoảng 20 hồ sơ x 3000 đồng = 60.000 đồng.
– Ghi nhận nghiệp vụ (69201 + 69209): mỗi ngày 10 lượt, 30 ngày = 300 lượt x 500 đồng = 150.000 đồng.
– Hoá đơn: khoảng 20 hoá đơn/tháng x 1500 đồng = 30.000 đồng.
– Bút toán hạch toán: 40 bút toán/tháng x 800 đồng = 32.000 đồng.
– Chăm sóc khách hàng: 15 ticket/tháng x 1500 đồng = 22.500 đồng.
– Chatbot bán hàng: 1000 lượt/tháng x 10 đồng = 10.000 đồng.
– Điều hành/CEO: 0 đồng.
Tổng cộng: 60.000 + 150.000 + 30.000 + 32.000 + 22.500 + 10.000 = 304.500 đồng/tháng.
Chia ra mỗi ngày: 304.500 / 30 = khoảng 10.150 đồng. Một ly cà phê sáng ở quán ngon đã 20.000-30.000 đồng. Với chưa tới nửa ly cà phê mỗi ngày (10.000 đồng), bạn có cả đội nhân sự làm việc 24/7, không nghỉ lễ, không đòi tăng lương. Thiết nghĩ quá rẻ so với thuê một nhân viên kế toán hay lễ tân.