Chủ trung tâm luyện thi đại học: Làm sao hết khổ với đám học viên, điểm danh, hóa đơn?

Nỗi khổ kinh niên của chủ trung tâm luyện thi

Sáng nào cũng vậy, chị Lan – chủ một trung tâm luyện thi đại học ở TP.HCM – lại đầu tắt mặt tối với mớ sổ sách điểm danh. Năm lớp học, mỗi lớp 30 học viên, tối nào cũng phải gọi tên, đánh dấu, rồi nhập vào Excel. Có hôm quên, cuối tháng tính sai tiền học phí, học viên la um lên.

Chưa kể, mỗi kỳ tuyển sinh phải ghi chép hàng trăm lượt tư vấn qua điện thoại, tin nhắn. Thông tin học viên mới cứ lộn xộn hết cả. Rồi xuất hóa đơn thu tiền, chăm sóc học viên sau đăng ký... nhiều việc quá, chị Lan không biết xoay sở sao.

Ba nỗi khổ chính: (1) Điểm danh thủ công mất thời gian, dễ sai. (2) Quản lý thông tin tư vấn, đăng ký học viên lộn xộn. (3) Chăm sóc học viên và xuất hóa đơn thủ công, hay quên, tốn công.

Những nhân sự CoreWorker giúp chị Lan hết khổ

Đầu tiên, nỗi đau điểm danh – nhân sự "Lớp học & điểm danh" (chỉ 300 đồng/buổi/lớp) tự động điểm danh khi học viên đến. Chị Lan không cần cầm sổ nữa, buổi tối xem báo cáo trên màn hình là biết ai vắng, ai có mặt.

Thứ hai, việc ghi nhận thông tin học viên mới tư vấn, đăng ký – nhân sự "85540 — Giáo dục dự bị đại học" (500 đồng/lượt) sẽ tự động lưu lại mỗi lượt điện thoại, tin nhắn. Hết lo thất lạc, cuối tháng có ngay danh sách học viên tiềm năng.

Thứ ba, chăm sóc học viên sau bán – nhân sự "Chăm sóc khách hàng sau bán" (1.500 đồng/ticket) nhận các yêu cầu như đổi lịch, khiếu nại, thông báo lịch thi. Chị Lan chỉ việc xem ticket đã xử lý, không phải tự nhắn từng người.

Thứ tư, xuất hóa đơn thu tiền – nhân sự "Kế toán / Hoá đơn" (1.500 đồng/hóa đơn) tạo hóa đơn tự động mỗi khi học viên đóng học phí. Cuối tháng tổng hợp báo cáo tài chính nhờ nhân sự "Điều hành / CEO" (0 đồng).

Ngoài ra, chị Lan còn có thể dùng "Chatbot bán hàng" (10 đồng/lượt) để trả lời tự động câu hỏi của phụ huynh về lịch học, học phí. Và "Kết nối" (300 đồng/tin nhắn) để gửi thông báo hàng loạt cho các nhóm lớp.

Tổng chi phí: Rẻ hơn ly cà phê sữa mỗi ngày

Hãy thử tính cho một tháng điển hình của chị Lan: 20 buổi học × 5 lớp = 100 buổi điểm danh (100×300 = 30.000đ). Ghi nhận khoảng 50 lượt tư vấn đăng ký mới (50×500 = 25.000đ). Xử lý 30 ticket chăm sóc (30×1.500 = 45.000đ). Tạo 20 hóa đơn (20×1.500 = 30.000đ). Dùng chatbot 1.000 lượt (10.000đ). Gửi 500 tin nhắn kết nối (500×300 = 150.000đ). Cộng lại chưa tới 300.000 đồng/tháng.

Chia ra mỗi ngày chỉ khoảng 10.000 đồng – rẻ hơn một ly cà phê sữa đá. Với số tiền ít ỏi đó, chị Lan có cả đội nhân sự làm việc 24/7: điểm danh, lưu thông tin, chăm sóc, xuất hóa đơn. Không còn lỗi sai, không phải thức khuya nhập liệu.

Chị Lan bảo: "Giờ tôi chỉ cần tập trung vào chuyên môn dạy học, mấy việc hành chính để CoreWorker lo hết. Nhàn hơn hẳn, khách cũng hài lòng vì được phục vụ nhanh."