Ngành chăm sóc tập trung: 4 nỗi đau vận hành và cách CoreWorker giải quyết

Bạn đang khổ vì những chuyện này?

Tôi hiểu: mỗi sáng bạn phải tự tay ghi chép từng lượt chăm sóc của bệnh nhân vào sổ tay – dễ nhầm, dễ mất. Rồi đến cuối tháng, bạn ngồi cộng dồn số liệu, tính công cho nhân viên, lập hóa đơn, hạch toán… mất cả buổi.

Còn chuyện khách hàng gọi hỏi về tình trạng người thân ngoài giờ – bạn hoặc nhân viên trực phải trả lời, nhưng hay quên theo dõi kết quả sau đó. Và lỡ có vấn đề về tài chính cuối tháng, bạn mò mẫm mãi mới tìm ra bút toán sai.

Những nỗi khổ ấy – ghi chép thủ công, chăm sóc khách hàng rời rạc, tính lương/tính hóa đơn mất thời gian, hạch toán sai – là bạn đang tốn ít nhất 2-3 ngày mỗi tháng để làm chuyện mà máy móc có thể làm giùm.

CoreWorker – gỡ rối từng việc cụ thể

CoreWorker không phải người thật, nhưng làm việc 24/7, không nghỉ lễ, không cãi lý. Dưới đây là cách từng Worker giải quyết đúng nỗi khổ của ngành “hoạt động chăm sóc tập trung khác” (mã 87999).

– “Cơ sở chăm sóc tập trung” (800 đồng/người được chăm sóc đã theo dõi): Khi bạn nhập thông tin mỗi người bệnh một lần, Worker này tự động theo dõi toàn bộ lịch sử chăm sóc, nhắc lịch thuốc, lịch thăm khám. Hết cảnh ghi chép tay hay bỏ sót lượt chăm sóc.

– “87999 – Hoạt động chăm sóc tập trung khác còn lại chưa được phân vào đâu” (500 đồng/lượt ghi nhận): Đây là Worker chuyên ghi nhận mọi hoạt động chăm sóc đặc thù của cơ sở bạn (như trị liệu tâm lý, vệ sinh cá nhân, vận động). Cứ mỗi lần có tác vụ, Worker lưu lại – cuối tháng tổng kết tự động, không phải ngồi cộng tay.

– “Chăm sóc khách hàng sau bán” (1.500 đồng/ticket đã xử lý): Mỗi khi thân nhân gọi hỏi, bạn giao Worker này tạo ticket. Nó tự động gửi phản hồi mẫu, hẹn gọi lại, ghi chú kết quả. Khách hàng hài lòng, bạn không bỏ sót lời hứa.

– “Kế toán / Hoá đơn” (1.500 đồng/hóa đơn đã tạo) và “Kế toán” (800 đồng/bút toán đã hạch toán): Hai Worker này phối hợp: cứ cuối tháng, hoá đơn cho từng dịch vụ được tạo tự động; mọi khoản thu/chi được hạch toán vào sổ. Không còn lỗi sai hay mất thời gian ngồi nhập tay.

– “Chấm công / Lương” (1.500 đồng/bảng lương nhân viên/người): Nhân viên ca ngày, ca đêm – Worker tự động tính công theo lượt chăm sóc hoặc thời gian, ra bảng lương chính xác. Hết cảnh cãi nhau cuối tháng.

– “Điều hành / CEO” (0 đồng/báo cáo tổng hợp): Lãnh đạo không cần tốn tiền vẫn có bảng tổng hợp tình hình cơ sở: số lượt chăm sóc, doanh thu, công nợ. Chốt số cuối tháng chỉ 1 phút.

– “Chatbot bán hàng” (10 đồng/lượt): Nếu cơ sở bạn có nhu cầu tư vấn tuyển sinh hoặc tiếp nhận khách mới, chatbot trả lời tự động 24/7 trên website/Facebook. Giá cực rẻ, chỉ 10 đồng một câu hỏi.

Tốn bao nhiêu? Chưa tới một ly cà phê mỗi ngày

Giả sử tháng bạn có 50 người theo dõi chăm sóc (đối tượng lưu trú), 300 lượt ghi nhận hoạt động, 30 ticket chăm sóc khách hàng, 50 hóa đơn, 100 bút toán, 10 bảng lương nhân viên và 500 lượt chatbot tư vấn.

Chi phí ước tính:

– Cơ sở chăm sóc tập trung: 50 x 800 = 40.000 đồng

– 87999: 300 x 500 = 150.000 đồng

– Chăm sóc khách hàng: 30 x 1.500 = 45.000 đồng

– Kế toán/Hóa đơn: 50 x 1.500 = 75.000 đồng

– Kế toán: 100 x 800 = 80.000 đồng

– Chấm công/Lương: 10 x 1.500 = 15.000 đồng

– Chatbot: 500 x 10 = 5.000 đồng. Tổng: 410.000 đồng.

Nếu chia ra mỗi ngày bạn chỉ tốn chưa tới 14.000 đồng – rẻ hơn ly cà phê sáng. Và bạn tiết kiệm được ít nhất 2-3 ngày công mỗi tháng, không còn sai sót, khách hàng hài lòng hơn.