Hộ kinh doanh lưu trữ: Tự động hoá vận hành với CoreWorker

Nỗi khổ của chủ lưu trữ: 3-4 việc ám ảnh mỗi ngày

Bạn mở 1 kho lưu trữ tài liệu, hiện vật, di sản văn hoá tại TP.HCM — mỗi tháng có hàng trăm lượt người vào gửi, tra cứu, sao chép. Việc ghi chép từng đầu mục ra sổ tay hay Excel thì mất thời gian, tối về còn phải nhập lại. Lỡ nhập sai mã số hiện vật là cuối tháng đối chiếu kiểm kê không xong, thậm chí mất dấu tài liệu.

Khách hàng thường nhắn tin hỏi giá gửi lưu trữ, giờ mở cửa vào lúc 9-10 giờ tối — bạn vừa ăn cơm vừa cầm điện thoại trả lời, không trả lời ngay sợ mất khách. Mà thuê 1 nhân viên trực tổng đài thì tốn 7-10 triệu/tháng, không đủ doanh thu để bù.

Cuối tháng, kế toán là bạn hoặc vợ bạn ngồi nhập từng hoá đơn điện nước, phí lưu kho, hợp đồng gửi tài liệu vào phần mềm, rồi hạch toán, tính lương cho 1-2 nhân viên kho. Sai 1 số là kiểm tra lại cả buổi, có khi phải nhờ bên ngoài làm mất thêm 500-1000 ngàn 1 lần.

Là chủ lưu trữ, bạn cũng cần báo cáo tổng quan số lượng hiện vật, doanh thu theo tháng cho đối tác hoặc cơ quan quản lý. Nhưng không có số liệu tự động, phải tự tổng hợp từ 3-4 file khác nhau — chưa kể thi thoảng bị hỏng file.

Worker nào giải quyết đúng nỗi khổ nào?

Có 7 Worker trong danh sách, mỗi cái xử lý 1 nỗi khổ riêng. Bạn có thể dùng đồng thời, ghép lại thành 1 quy trình tự động.

Worker "Thư viện, bảo tàng, di sản văn hoá" và "91120 — Hoạt động lưu trữ" (cả 2 đều 500 đồng/lượt) tự động ghi nhận từng đầu mục hiện vật, tài liệu khi bạn nhập số liệu. Không cần ghi sổ tay, không lo nhầm lẫn — mỗi tháng bạn ghi nhận 200-300 lượt là ổn.

Worker "Chatbot bán hàng" (10 đồng/lượt dùng) đặt lên website hoặc Facebook để trả lời tự động hỏi về giá, giờ mở cửa, quy trình gửi lưu trữ. Khách nhắn lúc nào cũng có câu trả lời ngay, bạn không phải cầm điện thoại cả buổi tối. Mỗi tháng 500-1000 lượt hỏi chỉ tốn 5-10 ngàn đồng.

Worker "Chăm sóc khách hàng sau bán" (1500 đồng/ticket) xử lý các yêu cầu hỗ trợ sau khi khách đã gửi tài liệu, như muốn gia hạn hợp đồng, yêu cầu tra cứu bản sao. Mỗi tháng bạn có chừng 20-30 ticket, chi phí chỉ 30-45 ngàn.

Worker "Kế toán / Hoá đơn" (1500 đồng/hoá đơn đã tạo) và Worker "Kế toán" (800 đồng/bút toán đã hạch toán) tự động tạo hoá đơn cho khách gửi lưu trữ và hạch toán các khoản chi phí. Cuối tháng không cần ngồi nhập tay nữa — mỗi tháng bạn có 30-50 hoá đơn và 50-70 bút toán.

Worker "Chấm công / Lương" (1500 đồng/bảng lương nhân viên tính 1 người/kỳ) tính lương cho 1-2 nhân viên kho mỗi tháng. Bạn nhập giờ công, Worker ra bảng lương luôn, không sai sót.

Worker "Điều hành / CEO" (0 đồng/báo cáo tổng hợp) tự động gom số liệu từ các Worker khác và xuất báo cáo doanh thu, số lượng hiện vật, tình trạng hợp đồng — bạn mở ra xem 5 phút là biết tình hình, không cần làm thủ công.

Chi phí tổng: chỉ chưa tới 1 ly cà phê mỗi ngày

Giả sử hộ lưu trữ của bạn có quy mô trung bình ở TP lớn: mỗi tháng ghi nhận 250 lượt di sản, khách hỏi chatbot 800 lượt, có 25 ticket chăm sóc, tạo 40 hoá đơn và hạch toán 60 bút toán, tính lương cho 2 nhân viên.

Tính chi phí: 250 x 500 (Thư viện/91120) = 125.000 + 800 x 10 (Chatbot) = 8.000 + 25 x 1500 (CSKH) = 37.500 + 40 x 1500 (Hoá đơn) = 60.000 + 60 x 800 (Kế toán) = 48.000 + 2 x 1500 (Chấm công/lương) = 3.000. Cộng lại: 125.000 + 8.000 + 37.500 + 60.000 + 48.000 + 3.000 = 281.500 đồng/tháng. Cộng thêm báo cáo CEO (0 đồng). Tổng chưa tới 300 ngàn đồng.

Chia ra mỗi ngày: 281.500 / 30 ngày = 9.383 đồng. Rẻ hơn 1 ly cà phê sáng tại quen (tầm 15-20 ngàn). Bạn bỏ ra 9.000 đồng/ngày để khỏi đau đầu kê khai, trả lời khách, kế toán, báo cáo — quá rẻ so với thuê 1 nhân viên hành chính 7 triệu/tháng hay mướn dịch vụ kế toán bên ngoài 500 ngàn/lần.