Nguyên tắc hoạt động: Kho bãi và lưu giữ hàng hóa trong kho ngoại quan

Toàn cảnh 1 chu kỳ kinh doanh ngành kho bãi và lưu giữ hàng hóa trong kho ngoại quan

Anh chị làm dịch vụ cho thuê kho ngoại quan – nghĩa là nhận hàng của khách (hàng nhập khẩu chưa thông quan hàng, hàng xuất khẩu chờ lấy container…) rồi trông coi, sắp xếp, lưu giữ trong kho. Một chu kỳ kinh doanh thường bắt đầu từ việc tìm kiếm doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc công ty logistics cần thuê kho để giữ hàng.

Sau khi ký hợp đồng, nhân viên của anh chị hoặc dịch vụ bên ngoài sẽ đưa kiện hàng vào kho, ghi nhận số lượng, vị trí lưu. Hàng có thể ở lại vài ngày hoặc vài tháng. Cuối mỗi tháng (hoặc mỗi quý), căn cứ vào số kiện hàng thực tế tồn kho và thời gian lưu, doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho khách.

Sau khi thu được tiền, kế toán ghi nhận doanh thu, đồng thời hạch toán các chi phí vận hành (điện, nước, thuê mặt bằng, lương nhân viên, bảo trì thiết bị…). Cuối kỳ, kế toán kê khai thuế (GTGT, thu nhập doanh nghiệp) và nộp báo cáo. Sau đó chủ doanh nghiệp kiểm tra lãi lỗ, quyết định trích lập quỹ dự phòng hay chia lợi nhuận cho các thành viên. Một chu kỳ hoàn tất cho đến khi tiếp tục tìm khách mới hoặc gia hạn hợp đồng cũ.

Quy mô hộ kinh doanh cá thể / làm một mình

Ở quy mô này, chủ doanh nghiệp thường là hộ kinh doanh cá thể, nộp thuế theo hình thức khoán (do cơ quan thuế ấn định doanh thu và mức thuế cố định mỗi tháng). Công việc trong chu kỳ kinh doanh hầu như phải tự tay làm hết: tự đi tìm khách (gọi điện, gửi thư chào hàng), tự ra kho ghi chép lượng hàng, tự lập hóa đơn bán lẻ (nếu có), cuối tháng tự tính lãi lỗ và đưa tiền vào túi.

Với CoreWorker, chủ có thể dùng Worker "52101 — Kho bãi và lưu giữ hàng hóa trong kho ngoại quan" (500 đồng/lượt ghi nhận) để thay mình ghi sổ mỗi khi có kiện hàng ra/vào kho. Worker này giúp chủ không phải "cặm cụi nhớ" mỗi kiện hàng nằm đâu, chỉ cần nhập thông tin là xong. Thêm Worker "Chatbot bán hàng" (10 đồng/lượt) trả lời khách nhắn tin hỏi giá, hỏi chỗ trống trong kho.

Tuy nhiên, việc quyết định giá thuê, thương lượng hợp đồng, kiểm tra thực tế hàng hóa trong kho (xem hàng có hư hỏng gì không) vẫn phải chủ tự làm. Thuế khoán thì chủ không phải kê khai chi tiết, nhưng nếu muốn có sổ sách đơn giản, có thể dùng Worker "Kế toán / Hoá đơn" (1500 đồng/hóa đơn) để in hóa đơn bán hàng cho khách mỗi cuối tháng.

Quy mô doanh nghiệp nhỏ (vài người)

Khi đã có vài nhân viên logistics, một người phụ trách kho, một người phụ trách bán hàng. Hộ kinh doanh có thể chuyển lên kê khai thuế GTGT theo quý hoặc tháng. Việc ghi chép hàng hóa tăng lên gấp đôi hoặc gấp ba so với làm một mình.

Ngoài Worker "52101" (500 đồng/lượt) để ghi nhận hàng vào/ra, doanh nghiệp có thể thêm Worker "Kho trung chuyển" (300 đồng/kiện hàng qua kho trung chuyển) để tự động hóa việc phân loại hàng từ nhà cung cấp vào các kệ, giảm thời gian xếp dỡ. Worker "Chăm sóc khách hàng sau bán" (1500 đồng/ticket chăm sóc đã xử lý) giúp nhân viên không bỏ sót khiếu nại của khách về hàng hỏng, hàng thiếu.

Tuy nhiên, việc ký hợp đồng với khách mới, quyết định giảm giá hay gia hạn hợp đồng cũ vẫn do chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý trực tiếp quyết định. Nhân viên có thể dùng Worker để tạo báo cáo doanh thu tháng, nhưng chủ cần duyệt trước khi gửi cơ quan thuế.

Quy mô doanh nghiệp vừa (vài chục người)

Lúc này doanh nghiệp đã có phòng kế toán riêng (2-3 người), tổ điều phối kho, tổ bán hàng riêng. Các Worker trên vẫn được dùng, nhưng có thể mở rộng tự động hóa cho các nghiệp vụ phụ trợ khác.

Worker "52102 — Kho bãi và lưu giữ hàng hóa trong kho đông lạnh" (500 đồng/lượt ghi nhận) sẽ hữu ích nếu doanh nghiệp có kho lạnh cho hàng thực phẩm, dược phẩm. Worker "52109 — Kho bãi và lưu giữ hàng hóa trong kho loại khác" (500 đồng/lượt) dùng cho các loại kho đặc thù như kho chứa hóa chất, vật liệu nguy hiểm.

Doanh nghiệp cũng có thể cần tới Worker "Điều hành / CEO" (0 đồng/báo cáo tổng hợp) để tổng hợp số liệu từ các bộ phận, xuất báo cáo lãi lỗ hàng tháng, giúp giám đốc nắm tình hình mà không phải chờ kế toán làm thủ công. Tuy nhiên, chiến lược mở rộng kho, quyết định đầu tư thêm máy móc vẫn là việc của con người.

Quy mô doanh nghiệp lớn (hàng trăm tới hàng nghìn người, có máy móc/thiết bị kết nối)

Ở quy mô này, kho bãi có nhiều máy móc như xe nâng tự động, cảm biến nhiệt độ/độ ẩm, thiết bị bảo quản hàng. Lúc này, Worker "Thiết bị Ngoài hiện trường (IoT)" (100 đồng/lượt đồng bộ dữ liệu thiết bị) có thể tự động thu thập nhiệt độ, độ ẩm từ các cảm biến trong kho, báo về hệ thống quản lý. Nếu nhiệt độ vượt ngưỡng, Worker cảnh báo để nhân viện kỹ thuật xử lý.

Toàn bộ Worker trong danh sách hoạt động phối hợp: "Chatbot bán hàng" chốt đơn, "52101" ghi nhận hàng vào kho, "Kho trung chuyển" sắp xếp hàng lên kệ tự động, "Kế toán / Hoá đơn" tạo hóa đơn tự động cuối tháng, "Chăm sóc khách hàng sau bán" xử lý ticket, "Điều hành / CEO" tổng hợp báo cáo tài chính. Tất cả kết nối với nhau qua nền tảng CoreWorker.

Tuy nhiên, có những việc con người vẫn phải quyết định: ký hợp đồng dài hạn với khách hàng lớn; phê duyệt chi phí bảo trì thiết bị; quyết định mua thêm máy móc mới; cân đối dòng tiền khi có biến động thị trường. Worker chỉ hỗ trợ xử lý dữ liệu và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

Công việc hậu cần phụ trợ và tổng kết ranh giới tự động

Công việc hậu cần trong ngành kho bãi bao gồm: kiểm kê hàng tháng, bảo trì thiết bị như xe nâng, máy lạnh kho đông lạnh, hỗ trợ nhân sự (tuyển dụng, chấm công, tính lương).

Các Worker chạy tự động theo lịch cố định hoặc theo sự kiện phát sinh. Ví dụ: Worker "52101" tự động ghi nhận mỗi khi anh chị nhập thông tin kiện hàng (sự kiện phát sinh). Worker "Kế toán / Hoá đơn" chạy theo lịch cố định vào 30 mỗi tháng để tạo hóa đơn cho hợp đồng thuê kho tháng. Worker "Thiết bị IoT" đồng bộ dữ liệu mỗi 15 phút (lịch cố định) và cảnh báo khi có sự cố.

Những việc cần anh chị tự duyệt hoặc can thiệp tay: kiểm tra hàng hóa thực tế trước khi xác nhận lưu; duyệt hóa đơn đã tạo trước khi gửi cho khách; quyết định tăng giảm giá thuê khi thị trường thay đổi; phê duyệt báo cáo lãi lỗ trước khi chia lợi nhuận. Nhờ CoreWorker, anh chị không phải "ôm" hết mọi việc nhỏ nhặt, mà chỉ tập trung vào quyết định kinh doanh quan trọng.