Nguyên lý vận hành Worker cho phòng khám đa khoa, chuyên khoa

Toàn cảnh 1 chu kỳ kinh doanh ngành phòng khám đa khoa, chuyên khoa

Là chủ phòng khám, bạn biết rõ: một ngày làm việc bắt đầu từ việc nhận cuộc gọi hẹn khám, sắp xếp lịch cho bác sĩ, tiếp đón bệnh nhân, khám chữa bệnh, kê đơn, thu tiền, xuất hoá đơn, rồi cuối ngày tổng kết doanh thu. Đằng sau đó còn vô số việc giấy tờ: ghi sổ khám bệnh, cập nhật hồ sơ bệnh nhân, nhập kho thuốc, chuẩn bị báo cáo thuế hàng quý, tính lương cho nhân viên. Nếu bạn mới mở phòng khám nhỏ, mỗi tháng còn phải tự mang hồ sơ đến chi cục thuế để nộp thuế khoán. Còn nếu là công ty, bạn phải kê khai thuế GTGT và TNDN đúng hạn, không thì bị phạt.

Toàn bộ chu kỳ đó có thể tóm gọn: Tìm khách → Tư vấn & đặt lịch → Khám & điều trị → Thu tiền & xuất hoá đơn → Nhập sổ kế toán → Kê khai thuế → Tính lãi/lỗ → Phân bổ lợi nhuận (trả cho chủ, tái đầu tư, thưởng). CoreWorker không thay bạn khám bệnh, nhưng nó tự động hoá gần như mọi công việc hành chính, giấy tờ, chăm sóc khách hàng lặp đi lặp lại.

Dưới đây là cách các Worker cụ thể hoạt động trong từng quy mô phòng khám.

Quy mô hộ kinh doanh cá thể / làm một mình

Bạn là bác sĩ mở phòng khám riêng, chỉ có mình bạn hoặc thêm một trợ thủ. Doanh thu chưa cao, thường nộp thuế theo hình thức khoán (thuế môn bài + thuế GTGT khoán cố định hàng tháng). CoreWorker sẽ giúp bạn những việc sau:

- Chatbot bán hàng (10 đồng/lượt): tự động trả lời tin nhắn Facebook, Zalo của bệnh nhân hỏi giờ làm việc, giá khám, đặt lịch. Bạn không phải online 24/7.

- Đặt lịch khám & nhắc tái khám (500 đồng/lịch khám đã đặt): bệnh nhân đặt lịch qua web hoặc Zalo, Worker tự động gửi nhắc nhở trước 1 ngày. Hẹn tái khám cũng tự động.

- Chăm sóc khách hàng sau bán (1.500 đồng/ticket đã xử lý): sau khi khám, Worker gửi tin nhắn hỏi tình trạng sức khoẻ, nhắc uống thuốc, hẹn tái khám. Nếu bệnh nhân phàn nàn, Worker chuyển đến bạn xử lý.

- Kế toán / Hoá đơn (1.500 đồng/hoá đơn đã tạo): mỗi lần bạn thu tiền, Worker tạo hoá đơn điện tử tự động (nếu bạn có hoá đơn) và ghi sổ thu chi. Cuối tháng, Worker tổng hợp doanh thu, chi phí giúp bạn dễ dàng đối chiếu với mức thuế khoán.

Những việc bạn vẫn phải tự tay làm: khám bệnh, kê đơn, quyết định giá dịch vụ, ký hoá đơn, nộp tờ khai thuế khoán (nếu cần) và kiểm tra báo cáo tổng hợp từ Worker.

Quy mô doanh nghiệp nhỏ (vài người – 1-2 bác sĩ, y tá, lễ tân)

Phòng khám của bạn đã có 3-5 nhân viên, mở rộng thêm dịch vụ như xét nghiệm, siêu âm, tiêm chủng. Lúc này bạn đã thành lập công ty TNHH hoặc DNTN, nộp thuế GTGT theo phương pháp kê khai (khấu trừ) và có trách nhiệm xuất hoá đơn cho mỗi lần khám. Các Worker từ mục trên vẫn hoạt động, và bạn sẽ kích hoạt thêm:

- 86201 — Hoạt động của các phòng khám đa khoa, chuyên khoa (500 đồng/lượt ghi nhận): mỗi lần bệnh nhân hoàn thành khám, Worker tự động ghi nhận vào sổ nhật ký khám bệnh, bao gồm mã dịch vụ, chi phí, bác sĩ phụ trách. Dữ liệu này làm nền tảng cho kế toán và báo cáo thuế.

- 86920 — Hoạt động y tế dự phòng (500 đồng/lượt ghi nhận): nếu phòng khám bạn có gói tiêm chủng hoặc tư vấn dinh dưỡng, Worker ghi nhận riêng để tách doanh thu theo từng mảng.

- 86990 — Hoạt động y tế khác chưa phân vào đâu (500 đồng/lượt ghi nhận): dùng cho các dịch vụ đặc thù như giám định sức khoẻ, khám sức khoẻ định kỳ cho doanh nghiệp.

- Điều hành / CEO (0 đồng/báo cáo tổng hợp): Worker này tổng hợp toàn bộ dữ liệu từ các Worker khác, tạo báo cáo doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo tháng/quý. Bạn chỉ cần xem và quyết định phân bổ.

Với quy mô này, bạn nên dùng thêm Kết nối (300 đồng/lượt kết nối/tin nhắn) để gửi lời nhắc khám qua Zalo, SMS. Lễ tân vẫn cần tiếp đón trực tiếp, nhưng phần đặt lịch và nhắc đã tự động hầu hết.

Quy mô doanh nghiệp vừa (vài chục người – nhiều bác sĩ, chuyên khoa, có phòng xét nghiệm)

Phòng khám bạn đã có 10-50 nhân viên, nhiều phòng ban: lễ tân, kế toán, marketing, chăm sóc khách hàng. Doanh thu cao, thuế GTGT kê khai đầy đủ. Bạn cần tự động hoá nhiều hơn để không bị quá tải.

Ngoài các Worker đã kích hoạt ở mục trước, bạn sẽ bật thêm:

- Kênh JobLimo (đã bao gồm trong gói thuê bao): dùng để đăng tin tuyển y tá, lễ tân, kế toán. Worker tự động đăng lên các trang việc làm, sàng lọc hồ sơ ban đầu.

- Kênh ShopLimo (500 đồng/đơn hàng đồng bộ): nếu phòng khám bạn bán thêm thuốc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, Worker đồng bộ đơn hàng từ website hoặc sàn thương mại điện tử vào hệ thống quản lý.

- Kênh AdLimo (đã bao gồm trong gói): Worker tự động chạy quảng cáo Google/Facebook dựa trên các gói dịch vụ bạn đặt, tối ưu ngân sách.

- Kênh HomeLimo (đã bao gồm): nếu bạn có dịch vụ khám tại nhà, Worker quản lý lịch trình và xác nhận.

Ở quy mô này, Worker kế toán tự động xuất hoá đơn và đối chiếu với ngân hàng (nếu có kết nối). Tuy nhiên, bạn vẫn cần kế toán viên kiểm tra các bút toán phức tạp, xử lý hoá đơn đầu vào và cuối quý ký tờ khai thuế.

Quy mô doanh nghiệp lớn (hàng trăm đến hàng nghìn nhân viên, có máy móc thiết bị kết nối)

Đây là chuỗi phòng khám hoặc bệnh viện tư nhân với nhiều cơ sở, trang thiết bị hiện đại (máy X-quang, MRI, xét nghiệm tự động). Lúc này tất cả các Worker đều được sử dụng phối hợp:

- Chatbot bán hàng xử lý hàng nghìn cuộc trò chuyện mỗi ngày, chỉ chuyển ca khó cho nhân viên.

- Đặt lịch khám & nhắc tái khám đồng bộ với hệ thống quản lý bệnh viện (HIS) để tránh trùng lịch.

- Các Worker ghi nhận (86201, 86920, 86990) tự động ghi nhận từng dịch vụ theo mã bệnh nhân, giúp kế toán không cần nhập liệu thủ công.

- Thiết bị Văn phòng (IoT) (100 đồng/lượt đồng bộ): kết nối với máy xét nghiệm, máy siêu âm – mỗi khi máy chạy xong, Worker tự động đồng bộ kết quả vào hồ sơ bệnh nhân và ghi nhận chi phí.

- Kế toán / Hoá đơn tạo hoá đơn điện tử hàng loạt, đối chiếu với bảo hiểm y tế nếu có.

- Chăm sóc khách hàng sau bán gửi khảo sát hài lòng, xử lý khiếu nại tự động mức 1.

- Điều hành / CEO cung cấp báo cáo real-time cho ban giám đốc về doanh thu, chi phí, công suất phòng khám.

- Kết nối dùng để trao đổi dữ liệu giữa các cơ sở và với đối tác bảo hiểm.

Tuy nhiên, những quyết định quan trọng vẫn cần con người: phê duyệt đầu tư thiết bị lớn, ký hợp đồng với bảo hiểm, xử lý các trường hợp y tế phức tạp, điều chỉnh quy trình khám chữa bệnh. CoreWorker không thay thế chuyên môn y khoa mà là trợ lý số giúp mọi việc vận hành trơn tru.

Công việc hậu cần phụ trợ và ranh giới tự động – can thiệp tay

Ngoài chu trình chính, còn vô số việc hỗ trợ như: quản lý kho thuốc, bảo trì thiết bị, lưu trữ hồ sơ bệnh nhân, tính lương, làm báo cáo thuế. CoreWorker giúp bạn các công việc sau:

- Kho thuốc: nếu bạn dùng Kênh ShopLimo để nhập thuốc, Worker sẽ cập nhật tồn kho tự động khi có đơn hàng. Tuy nhiên, việc kiểm kê định kỳ và điều chỉnh sai lệch vẫn cần người phụ trách.

- Bảo trì thiết bị: Thiết bị Văn phòng (IoT) ghi nhận số lần sử dụng, cảnh báo khi đến hạn bảo dưỡng. Bạn chỉ cần nhận thông báo và gọi kỹ thuật.

- Nhân sự: Kênh JobLimo tự động đăng tin và lọc hồ sơ, nhưng bạn hoặc HR phải phỏng vấn, quyết định tuyển.

- Báo cáo thuế: Worker kế toán tổng hợp số liệu, tạo bảng kê, nhưng việc kê khai và nộp thuế (đặc biệt là thuế GTGT, TNDN) cần người có chuyên môn kiểm tra, ký số, nộp qua mạng. Với hộ kinh doanh cá thể thuế khoán, Worker chỉ hỗ trợ tính toán để bạn tự ước lượng.

Ranh giới rõ ràng: Worker tự động chạy theo lịch (ví dụ: gửi nhắc tái khám vào 8h sáng hàng ngày) hoặc theo sự kiện (có đơn hẹn mới). Những việc liên quan đến tiền bạc lớn, quyết định chiến lược, chuyên môn y tế bắt buộc có con người duyệt. CoreWorker là cánh tay nối dài, không phải người thay thế bạn – nhưng nhờ nó, bạn không còn phải thức khuya ghi sổ hay lo khách hỏi ngoài giờ nữa.