Chuỗi cà phê take-away: dùng Worker nào để tự động hóa vận hành?

Chuỗi cà phê mang đi có gì mà mệt?

Bạn mở 2-3 quán cà phê take-away, mỗi quán đông khách từ sáng tới tối. Khách mua mang đi nên số lượng đơn nhiều, giá trị mỗi đơn nhỏ – nhân viên pha chế, bán hàng đã tất bật suốt ca. Thế nhưng bạn lại đau đầu vì mấy chuyện tưởng nhỏ mà hao tiền tài sức.

Thứ nhất: ghi nhận doanh thu cuối ngày kiểu thủ công. Anh em pha chế vừa làm đồ uống, vừa nhẩm tính sổ, lỡ quên 1-2 đơn là bạn mất tiền oan mà chẳng biết. Có hôm quán nào ế, quán nào đông, bạn chẳng có số liệu cụ thể để điều chỉnh.

Thứ hai: khách nhắn tin hỏi giờ mở cửa, giá menu, khuyến mãi – nhất là tối muộn khi quán đã đóng. Nhân viên không kịp trả lời, khách phật lòng qua quán khác mua.

Thứ ba: cuối tháng, hóa đơn từ nhà cung cấp hạt cà phê, sữa, đường, cốc giấy… chất đống. Bạn tự nhập sổ tay hay thuê kế toán thì mất thời gian và tiền. Chưa kê khai thuế chậm bị phạt.

Thứ tư: nếu có mấy quán trong cùng một thành phố, bạn không có cái nhìn tổng thể xem quán nào lời, quán nào lỗ. Mỗi lần hỏi nhân viên, họ trả lời qua loa.

Worker nào giúp giải quyết từng nỗi đau?

Bạn không cần mướn thêm người, chỉ cần “thuê” đúng Worker trên CoreWorker – mỗi Worker làm một việc chuyên biệt, tự động, không bao giờ quên.

– “Vận hành cửa hàng / chuỗi” (500 đồng/lượt ghi nhận doanh thu/ngày): Worker này tự động ghi nhận doanh thu mỗi ngày cho từng quán. Bạn không phải đốc thúc nhân viên ghi sổ, không sợ thất thoát. Số liệu chính xác từng quán.

– “47110 – Bán lẻ tổng hợp với lương thực, thực phẩm…” (cũng 500 đồng/lượt) và “47190 – Bán lẻ tổng hợp khác” (500 đồng/lượt): dùng để ghi nhận doanh thu bán lẻ đồ uống và các mặt hàng kèm theo (bánh snack, nước đóng chai). Nhờ đó, bạn tách riêng dòng tiền từng loại sản phẩm, dễ phân tích.

– “Chatbot bán hàng” (10 đồng/lượt dùng): Worker này tự động trả lời khách nhắn tin hỏi giờ, giá, khuyến mãi – kể cả ngoài giờ. Mỗi tin nhắn tốn chỉ 10 đồng, rẻ như muỗi. Khách không bị lạc mất.

– “Kế toán / Hoá đơn” (1500 đồng/hoá đơn đã tạo) và “Kế toán” (800 đồng/bút toán đã hạch toán): hai Worker này làm sạch mớ hóa đơn từ nhà cung cấp, bút toán tự động, bạn khỏi mất công ngồi nhập. Cuối tháng có báo cáo kế toán sẵn sàng.

– “Chăm sóc khách hàng sau bán” (1500 đồng/ticket đã xử lý): nếu có khách phàn nàn về đồ uống hay giao hàng, Worker này lọc và tạo ticket, bạn kiểm soát chăm sóc khách hàng bài bản.

– “Điều hành / CEO” (0 đồng/báo cáo tổng hợp): công cụ này không tốn tiền, tạo báo cáo tổng doanh thu, chi phí, lợi nhuận của cả chuỗi. Bạn chỉ cần nhìn một màn hình là biết quán nào đang ăn nên làm ra, quán nào cần thay đổi.

Chi phí có đắt không – ai cũng dúi được?

Giả sử bạn có 3 quán, mỗi quán ghi nhận doanh thu 1 lần/ngày, mỗi tháng khoảng 30 ngày. Phí ghi nhận doanh thu từ các Worker vận hành và bán lẻ tổng cộng: 500 + 500 + 500 đồng/lượt x 30 ngày x 3 quán = 27.000 đồng/tháng. Chát? 27.000 đồng – còn rẻ hơn 1 ly cà phê đen đá.

Chatbot: giả sử mỗi quán có 50 lượt chat/ngày, tổng 4.500 lượt/tháng, phí 45.000 đồng.

Worker kế toán: mỗi tháng khoảng 30 hóa đơn nhà cung cấp và 100 bút toán (tùy quy mô). Phí: 30 x 1500 = 45.000 đồng + 100 x 800 = 80.000 đồng, tổng 125.000 đồng.

Chăm sóc khách hàng: giả sử 10 ticket/tháng, phí 15.000 đồng.

Báo cáo tổng hợp từ “Điều hành / CEO”: 0 đồng.

Tổng cộng: 27.000 + 45.000 + 125.000 + 15.000 = 212.000 đồng/tháng. Chia ra mỗi ngày chưa tới 7.000 đồng – rẻ hơn một ổ bánh mì. Đầu tư nhỏ mà bạn có ngay đội ngũ vận hành, bán hàng, kế toán tự động, khỏi lo ”đau đầu“ vì việc vặt.