Chủ công ty phần mềm nên dùng Worker nào để tự động hoá?

Nỗi khổ thường gặp của chủ startup công nghệ

Bạn sáng lập một công ty phần mềm nhỏ hoặc startup công nghệ ở TP.HCM hay Hà Nội. Ngày nào cũng vậy: sáng dậy đã thấy hàng tá ticket hỗ trợ khách hàng gửi đến từ tối qua, vừa phải trả lời, vừa lo test lỗi. Đến trưa thì nhân viên báo nghỉ, deadline dí, mà còn chưa kịp xuất hoá đơn cho đối tác. Tối về lại nhận cuộc gọi từ khách hàng hỏi sao game/app chưa cập nhật.

Ba nỗi khổ điển hình: thứ nhất, mất cả nửa ngày chỉ để trả lời email, ticket hỗ trợ và chat với khách hàng. Thứ hai, việc hạch toán, xuất hoá đơn và ghi nhận chi phí công nghệ (như hosting, công cụ) cứ chậm trễ vì phải tự làm hoặc đợi kế toán part-time. Thứ ba, không có ai thường trực để theo dõi tiến độ dự án, nhắc nhở team, hoặc báo cáo tổng quan cho bạn mỗi ngày — nhất là khi bạn vừa làm CEO, vừa làm dev, vừa làm support.

Worker nào giúp giải quyết nỗi đau đó?

Với công ty phần mềm, bạn có thể giao việc cho các Worker chuyên biệt, mỗi Worker đảm một mảng, không ai đụng ai, không ai đòi tăng lương hay nghỉ ốm.

Cụ thể:

– Worker "Dự án phần mềm & ticket hỗ trợ" (800 đồng/ticket) sẽ đảm nhận việc nhận, phân loại và phản hồi tự động các ticket hỗ trợ từ khách hàng. Bạn không còn phải mất giờ đọc từng email nữa. Worker này giải quyết nỗi khổ thứ nhất một cách trực tiếp.

– Worker "Chăm sóc khách hàng sau bán" (1.500 đồng/ticket) sẽ xử lý các yêu cầu phức tạp hơn sau khi đã bán phần mềm, như hướng dẫn sử dụng, khiếu nại hoặc yêu cầu nâng cấp. Cả hai Worker trên cùng nhau san sẻ toàn bộ áp lực hỗ trợ khách hàng.

– Worker "Kế toán / Hoá đơn" (1.500 đồng/hoá đơn) và Worker "Kế toán" (800 đồng/bút toán) tự động tạo hoá đơn, hạch toán các khoản chi phí dịch vụ công nghệ (như phí hosting, bản quyền phần mềm) và doanh thu từ dự án. Đây là giải pháp cho nỗi khổ thứ hai: không còn cảnh tối muộn ngồi nhập liệu.

– Worker "62900 — Hoạt động dịch vụ máy tính và công nghệ thông tin khác" (500 đồng/lượt ghi nhận) và Worker "62110 — Phát triển trò chơi điện tử, phần mềm trò chơi điện tử và các công cụ phần mềm trò chơi điện tử" (500 đồng/lượt ghi nhận) giúp bạn ghi lại mọi đầu việc liên quan đến lập trình, kiểm thử, cập nhật game/app — tự động hoá việc chấm công và báo cáo tiến độ. Giảm tải cho nỗi khổ thứ ba.

– Worker "Chatbot bán hàng" (10 đồng/lượt dùng) sẽ trả lời khách hàng tiềm năng 24/7 trên website hoặc fanpage, giúp bạn không bỏ lỡ đơn hàng kể cả lúc nửa đêm.

– Cuối cùng, Worker "Điều hành / CEO" (0 đồng/báo cáo tổng hợp) mỗi ngày sẽ tổng hợp tất cả số liệu trên thành một báo cáo ngắn gọn gửi đến bạn qua email hoặc tin nhắn — bạn chỉ cần đọc và ra quyết định, không cần tự thống kê.

Chi phí tổng cộng chỉ nhỉnh hơn một ly cà phê mỗi ngày

Hãy thử tính nhanh: giả sử mỗi ngày bạn có khoảng 5 ticket hỗ trợ (5 x 800đ = 4.000đ), 2 ticket chăm sóc sau bán (2 x 1.500đ = 3.000đ), 3 hoá đơn cần tạo (3 x 1.500đ = 4.500đ), 5 bút toán hạch toán (5 x 800đ = 4.000đ), 10 lượt ghi nhận từ hai Worker công nghệ (10 x 500đ = 5.000đ), và khoảng 20 lượt chatbot (20 x 10đ = 200đ). Tổng cộng: 4.000 + 3.000 + 4.500 + 4.000 + 5.000 + 200 = 20.700 đồng/ngày.

Cộng thêm công tác phí thực tế (nếu có) và khoảng 0 đồng cho báo cáo CEO, bạn chỉ mất chưa tới 21.000 đồng mỗi ngày — tức rẻ hơn một ly cà phê sữa đá ở quán có điều hoà. So với thuê thêm một nhân viên part-time, số tiền này không đáng kể mà bạn lại có cả một đội ngũ làm việc 24/7, không nghỉ, không đòi tăng lương.

Với chi phí thấp như vậy, chủ startup công nghệ hoàn toàn có thể tập trung vào phát triển sản phẩm và khách hàng, thay vì sa lầy vào vận hành hàng ngày.