Chủ công ty kế toán: Dùng Worker nào để tự động hoá vận hành?
Giải pháp cho nỗi đau quá tải cuối tháng, sợ sai sót, và chi phí nhân sự cao – với từng Worker cụ thể và tổng chi phí chỉ vài chục nghìn mỗi ngày.
Nỗi đau thường trực của chủ công ty kế toán thuê ngoài
Bạn mở công ty dịch vụ kế toán, nhận làm sổ cho cả hộ kinh doanh lẫn công ty. Lúc đầu chỉ vài khách, bạn tự làm được. Khi có 30-40 khách, mỗi tháng bạn bắt đầu nhận ra mình quên chốt sổ cuối tháng của khách này, nhầm bút toán của khách kia. Nhân viên thì nghỉ ốm đột xuất, bạn phải tự cày đêm.
Ba nỗi khổ điển hình: (1) Cuối tháng quá tải – cùng lúc phải hạch toán, làm báo cáo, xuất hoá đơn cho hàng chục khách. (2) Sợ sai sót – nhầm một bút toán, xuất sai hoá đơn là mất uy tín, thậm chí bị phạt thuế. (3) Nhân viên kế toán giỏi đòi tăng lương, nghỉ ngang, bạn vừa mất tiền vừa mất thời gian đào tạo người mới.
Và chưa kể, khách hàng nhắn tin hỏi 'cuối tháng báo cáo đâu?' ngoài giờ hành chính, bạn không trả lời kịp là mất khách.
Từng Worker giải quyết đúng nỗi khổ nào, như thế nào?
Worker 'Sổ sách nhiều khách hàng' (2.000 đồng/khách/tháng) – giải quyết nỗi khổ quá tải cuối tháng vì phải theo sổ riêng từng khách. Worker này giúp bạn tự động tổng hợp sổ sách cho toàn bộ khách hàng đang quản lý. Bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào, nó tự gom lại theo từng khách, bạn không cần mở 40 file Excel nữa.
Worker 'Kế toán' (800 đồng/bút toán) và 'Kế toán / Hoá đơn' (1.500 đồng/hoá đơn) – giải quyết nỗi sợ sai sót khi hạch toán và xuất hoá đơn. Worker Kế toán tự động ghi nhận bút toán, kiểm tra tính hợp lệ. Worker Hoá đơn giúp tạo hoá đơn nhanh, đúng mẫu, không nhầm số. Cả hai đều có thể làm việc 24/7, không kêu ca, không bỏ sót.
Worker 'Chấm công / Lương' (1.500 đồng/bảng lương 1 người/kỳ) – giúp bạn tính lương cho nhân viên của khách hàng (hoặc nhân viên công ty bạn). Không còn cảnh cuối tháng ngồi cộng tay bảng chấm công, sợ thiếu giờ OT.
Worker 'Điều hành / CEO' (0 đồng/báo cáo) – giúp bạn có báo cáo tổng hợp nhanh tình hình tài chính các khách hàng, không mất công tự làm slide cho cuộc họp với khách.
Worker 'Chăm sóc khách hàng sau bán' (1.500 đồng/ticket) và 'Chatbot bán hàng' (10 đồng/lượt) – giải quyết nỗi khổ không trả lời kịp khách hàng ngoài giờ. Chatbot tự động trả lời những câu hỏi đơn giản như 'Báo cáo tháng này xong chưa?', còn ticket chăm sóc giúp xử lý các yêu cầu phức tạp hơn mà không bỏ sót.
Tổng chi phí: Rẻ hơn 1 ly cà phê/ngày?
Giả sử bạn đang quản lý 30 khách hàng (cả hộ kinh doanh và công ty). Trung bình mỗi tháng bạn hạch toán 500 bút toán, xuất 200 hoá đơn, chấm công cho 10 nhân viên (của khách và của bạn), xử lý 30 ticket chăm sóc, và chatbot nhận khoảng 1.000 lượt hỏi.
Tổng chi phí một tháng: Sổ sách nhiều khách hàng: 30 x 2.000 = 60.000 đồng. Kế toán: 500 x 800 = 400.000 đồng. Kế toán/Hoá đơn: 200 x 1.500 = 300.000 đồng. Chấm công/Lương: 10 x 1.500 = 15.000 đồng. Chăm sóc KH: 30 x 1.500 = 45.000 đồng. Chatbot: 1.000 x 10 = 10.000 đồng. Báo cáo CEO miễn phí.
Cộng lại: 60.000 + 400.000 + 300.000 + 15.000 + 45.000 + 10.000 = 830.000 đồng/tháng. Chia cho 30 ngày: chỉ 27.667 đồng/ngày. Rẻ hơn 1 ly cà phê sáng ở quán có điều hoà, mà bạn có cả đội nhân sự làm 24/7, không nghỉ, không sai sót. Thử so với lương 1 nhân viên kế toán 8-10 triệu/tháng, bạn tiết kiệm gấp 10 lần.