Tự động hoá văn phòng đại diện & co-working nhỏ với CoreWorker
Bạn không cần mướn thêm người hay thức đêm chốt sổ – vài nhân sự CoreWorker lo tất tần tật, từ quẹt thẻ ra vào, xuất hoá đơn, đến chăm sóc khách thuê.
Nỗi khổ của chủ văn phòng đại diện hay co-working nhỏ
Bạn mở một cái văn phòng đại diện hay co-working nhỏ ở Sài Gòn, Hà Nội, Đà Nẵng… Tưởng nhẹ nhàng, ai dè mỗi ngày là cả đống việc lặt vặt không tên: khách thuê phòng quên bấm thẻ ra vào, bạn phải chạy xuống mở cửa; sổ sách hoá đơn tiền điện, tiền nước cuối tháng chất đống; khách nhắn tin hỏi phòng trống lúc 10 giờ tối bạn không biết trả lời sao.
Có nhân viên lễ tân, kế toán thì tốt, nhưng mô hình nhỏ lãi mỏng, thuê thêm người là đội chi phí. Mà nhân viên nghỉ đột xuất, bạn lại phải tự xoay. Đó là 3-4 nỗi đau điển hình: (1) quản lý ra vào thiết bị văn phòng lằng nhằng, (2) xuất hoá đơn, hạch toán thủ công mất thời gian, (3) chăm sóc khách thuê, khách vãng lai không kịp thời, (4) không có ai tổng hợp báo cáo cuối tháng để biết lời lỗ.
Dùng Worker nào để giải quyết từng nỗi đau?
CoreWorker có sẵn một đội ngũ nhân sự làm việc 24/7, không nghỉ, không kêu ca. Bạn chỉ cần xếp việc cho từng người. Dưới đây là cách từng Worker gánh cụ thể nỗi khổ của bạn:
– Nỗi đau số 1: quản lý ra vào, thiết bị văn phòng. >>> Giao cho Worker «Thiết bị Văn phòng (IoT)»: mỗi lần khách quẹt thẻ, mở cửa, bật điều hoà, dữ liệu tự động đồng bộ về. Bạn không cần ngồi canh. Phí 100 đồng/lượt.
– Nỗi đau số 2: xuất hoá đơn, ghi nhận doanh thu bán văn phòng phẩm lẻ, hạch toán sổ sách. >>> Dùng Worker «Kế toán / Hoá đơn» (1.500 đồng/hoá đơn) và «Kế toán» (800 đồng/bút toán) để tự động tạo hoá đơn tiền thuê, tiền điện, và hạch toán từng khoản thu chi. Nếu văn phòng bạn có bán kèm sách, báo, văn phòng phẩm, thêm Worker «47610 — Bán lẻ sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm» (500 đồng/lượt ghi nhận) – ghi nhận doanh số tự động, không sợ thất thoát.
– Nỗi đau số 3: khách thuê hỏi phòng trống, khiếu nại, yêu cầu hỗ trợ ngoài giờ. >>> Giao Worker «Chatbot bán hàng» (10 đồng/lượt) trả lời tự động tin nhắn của khách. Việc nào cần người xử lý sâu thì chuyển sang Worker «Chăm sóc khách hàng sau bán» (1.500 đồng/ticket) – lo từ A đến Z, khách không phải chờ.
– Nỗi đau số 4: cuối tháng nhức đầu vì không có báo cáo tổng hợp để biết lời lỗ, hiệu suất phòng ốc, chi phí. >>> Dùng Worker «Điều hành / CEO» (0 đồng/báo cáo) – tự động tổng hợp tất cả số liệu từ các Worker khác thành báo cáo gọn gàng. Bạn mở ra là thấy ngay tình hình.
Ngoài ra, nếu bạn thuê tư vấn thiết kế lại quy trình vận hành văn phòng, Worker «Tư vấn quản lý, trụ sở văn phòng» (1.500 đồng/hợp đồng tư vấn đã theo dõi) sẽ hỗ trợ bạn điều chỉnh cách làm tối ưu hơn.
Tổng chi phí: rẻ hơn một ly cà phê mỗi ngày
Bạn lo chi phí cao? Cộng hết các Worker thiết yếu cho văn phòng nhỏ lại:
– Thiết bị Văn phòng (IoT): giả sử 50 lượt/ngày = 5.000 đồng.
– Kế toán / Hoá đơn: 5 hoá đơn/ngày = 7.500 đồng.
– Kế toán: 10 bút toán/ngày = 8.000 đồng.
– Chăm sóc khách hàng sau bán: 2 ticket/ngày = 3.000 đồng.
– Chatbot bán hàng: 100 lượt/ngày = 1.000 đồng.
– Điều hành / CEO: báo cáo miễn phí.
– Còn các Worker tư vấn, bán lẻ văn phòng phẩm dùng không thường xuyên, tính trung bình 2.000 đồng/ngày.
Tổng: 5.000 + 7.500 + 8.000 + 3.000 + 1.000 + 2.000 = 26.500 đồng/ngày. Rẻ hơn một ly cà phê sữa đá ở quán có điều hoà (tầm 30.000-35.000 đồng). Bạn có đội ngũ làm việc 24/7, không lương tháng 13, không bảo hiểm, không nghỉ ốm. Thử tính xem thuê một nhân viên lễ tân hay kế toán part-time đã tốn bao nhiêu – chưa kể họ còn nghỉ việc bất ngờ.