Tự động hóa kho ngoại quan: Dùng Worker nào, tốn bao nhiêu?

Những nỗi khổ thường ngày của chủ kho ngoại quan

Bạn đang quản lý một kho ngoại quan – hàng hóa ra vào đều phải ghi chép chính xác để báo hải quan, mà mỗi tháng có khi lên tới cả trăm lô hàng. Bạn lo lắng vì nhầm lẫn một mã số là có thể bị phạt, còn khách hàng thì nhắn tin hỏi suốt ngày về lịch lấy hàng hay chứng từ. Nhân viên kế toán thì ngập trong hóa đơn, đối soát.

Cụ thể hơn, đây là 4 nỗi đau điển hình:

– Ghi nhận hàng vào/ra thủ công: Mỗi lần có container vào cửa, bạn hoặc nhân viên phải nhập liệu, lưu trữ giấy tờ, dễ sai sót và mất thời gian đối chiếu với hải quan.

– Khách hàng hỏi liên tục: Họ muốn biết hàng đã vào kho chưa, ngày nào lấy được, còn bao nhiêu phí lưu kho – nếu không ai trả lời kịp, họ bực mình, thậm chí chuyển sang kho khác.

– Hóa đơn, công nợ rối rắm: Mỗi tháng có thể phát sinh hàng chục hóa đơn phí lưu kho, phí bốc xếp, phí chứng từ – làm thủ công dễ quên, dẫn đến thất thoát tiền bạc.

– Phối hợp với đối tác vận chuyển, kho trung chuyển, hải quan qua điện thoại, tin nhắn lộn xộn, không có lịch sử rõ ràng, dễ đổ lỗi cho nhau khi có sai sót.

Worker nào giúp bạn vượt qua từng nỗi khổ?

May mắn là CoreWorker có sẵn những 'nhân sự' chuyên làm từng việc, bạn chỉ cần ghép chúng lại giống như lắp ráp một đội ngũ hoàn chỉnh mà không cần thuê người thật. Dưới đây là cách từng Worker xử lý nỗi đau của bạn:

– Nỗi khổ ghi nhận hàng thủ công: Dùng Worker «52101 — Kho bãi và lưu giữ hàng hóa trong kho ngoại quan» (500 đồng/lượt ghi nhận). Mỗi lần có hàng vào hoặc ra, Worker này tự động ghi lại, cập nhật chính xác với hải quan. Nếu bạn có hàng qua kho trung chuyển trước khi vào kho ngoại quan, thêm Worker «Kho trung chuyển» (300 đồng/kiện) để ghi nhận từng kiện đi qua.

– Nỗi khổ khách hỏi dồn dập: Worker «Chatbot bán hàng» (10 đồng/lượt dùng) sẽ trả lời tự động những câu hỏi phổ biến như 'hàng tôi đang ở đâu?', 'khi nào có thể lấy hàng?', 'phí lưu kho thế nào?' – khách nhắn lúc 10h tối cũng có câu trả lời ngay. Với các yêu cầu phức tạp hơn (khiếu nại, yêu cầu chứng từ đặc biệt), Worker «Chăm sóc khách hàng sau bán» (1.500 đồng/ticket) sẽ ghi nhận và xử lý, bạn chỉ cần hướng dẫn 1 lần là Worker nắm rõ quy trình.

– Nỗi khổ hóa đơn, công nợ: Worker «Kế toán / Hoá đơn» (1.500 đồng/hoá đơn) tự động tạo hóa đơn dựa trên dữ liệu ghi nhận hàng hóa. Ví dụ: cuối tháng nhấn một nút, tất cả hóa đơn phí lưu kho, phí dịch vụ được sinh ra, căn cứ vào số lần nhập xuất thực tế – không cần ngồi tính tay.

– Nỗi khổ phối hợp đối tác: Worker «Kết nối» (300 đồng/lượt kết nối/tin nhắn) giúp bạn gửi thông báo đến đơn vị vận chuyển, kho trung chuyển, hải quan một cách có tổ chức, lưu lại lịch sử ai nhắn gì, hàng động bao giờ. Nếu bạn có thiết bị cảm biến nhiệt độ, độ ẩm trong kho (ví dụ cho hàng nhạy cảm), Worker «Thiết bị Ngoài hiện trường (IoT)» (100 đồng/lượt đồng bộ) tự động thu thập dữ liệu và cảnh báo nếu có bất thường.

Cuối cùng, Worker «Điều hành / CEO» (0 đồng/báo cáo tổng hợp) tổng hợp mọi thứ thành báo cáo tình hình kho, doanh thu, chi phí – bạn mở ra xem là biết ngay tháng này lời lỗ thế nào, không cần hỏi ai.

Tổng chi phí có đáng lo?

Bạn đang nghĩ: nghe có vẻ hay nhưng tốn bao nhiêu tiền? Tin vui là chi phí cực kỳ nhỏ, ai cũng chơi được.

Ví dụ, một tháng điển hình: bạn có 100 lần ghi nhận hàng vào/ra kho ngoại quan (50.000 đồng), 50 kiện hàng qua kho trung chuyển (15.000 đồng), 200 lượt khách hỏi qua chatbot (2.000 đồng), 20 ticket chăm sóc phức tạp (30.000 đồng), 30 hóa đơn kế toán (45.000 đồng), 50 tin nhắn kết nối đối tác (15.000 đồng), 30 lần đồng bộ dữ liệu IoT (3.000 đồng). Tổng cộng chỉ khoảng 160.000 đồng/tháng.

Nếu bạn làm ít hơn (chưa tới 100 ghi nhận, 10 hóa đơn…), chi phí còn thấp hơn. Nếu khối lượng lớn hơn, cũng chỉ vài trăm nghìn. Tính ra mỗi ngày chưa tới 7.000 đồng – rẻ hơn một ly cà phê sáng hay một tô trà đá vỉa hè.

Chưa kể, các kênh như JobLimo, ShopLimo, AdLimo, HomeLimo đều đã bao gồm trong gói thuê bao hàng tháng nên bạn không phải trả thêm. Với chi phí bỏ ra, bạn thay được cả đội nhân viên ghi sổ, trực điện thoại, làm kế toán – mà không sợ nhân viên nghỉ làm, không sợ sai sót. Còn gì hời hơn?