Phòng khám nha khoa bận rộn: Dùng Worker nào để tự động hoá mọi việc?

Nỗi đau của chủ phòng khám nha khoa ở thành phố lớn

Tôi biết cảnh sáng sớm đã có bệnh nhân gọi điện hỏi giờ hẹn, trưa thì có người nhắn tin hỏi giá niềng răng, tối muộn lại có người hỏi thuốc tê có an toàn không. Nếu bạn tự trả lời hết, bạn không còn thời gian khám chữa. Nếu giao lễ tân, họ cũng quá tải vì phải nghe điện thoại, ghi lịch, đếm tiền.

Nỗi khổ thứ hai: bệnh nhân hẹn tái khám nhưng quên. Bạn đã sắp xếp ghế, chuẩn bị dụng cụ, cuối cùng người ta không đến. Thiệt hại vừa mất tiền vừa mất thời gian.

Thứ ba: cuối tháng, bạn phải ngồi cộng từng hoá đơn, đối chiếu sổ thu chi, nhức đầu vì không biết doanh thu thực sự là bao nhiêu, bệnh nhân còn nợ không.

Và nỗi khổ cuối: bạn không có người chăm sóc bệnh nhân sau khi họ rời phòng khám. Không ai hỏi thăm xem răng có còn đau không, có cần tư vấn gì thêm. Khách hàng cũ dễ dàng ra đi vì cảm thấy bị bỏ rơi.

Worker nào trị nỗi khổ nào?

CoreWorker có 7 loại nhân sự, mỗi loại xử lý đúng một nỗi đau. Tôi sẽ kể theo thứ tự việc bạn cần làm.

1. Worker «Đặt lịch khám & nhắc tái khám» (500 đồng/lịch khám đã đặt): Worker này giải quyết dứt điểm nỗi khổ quên lịch và gọi điện xác nhận. Bệnh nhân đặt lịch qua link, Worker tự động gửi nhắc trước 1 ngày, trước 2 giờ. Không còn cảnh chờ đợi mất công.

2. Worker «Chatbot bán hàng» (10 đồng/lượt dùng): Trả lời tự động mọi câu hỏi của bệnh nhân 24/7 — giá cả, giờ làm, quy trình. Bệnh nhân nhắn tin lúc nửa đêm cũng có câu trả lời ngay. Bạn không phải thức dậy, lễ tân không phải căng thẳng.

3. Worker «Chăm sóc khách hàng sau bán» (1.500 đồng/ticket chăm sóc đã xử lý): Sau khi bệnh nhân về, Worker này tự động gửi tin nhắn hỏi thăm, nhắc lịch tái khám, hỗ trợ các vấn đề hậu phẫu. Giữ chân khách hàng cũ dễ hơn tìm khách mới.

4. Worker «Kế toán / Hoá đơn» (1.500 đồng/hoá đơn đã tạo): Mỗi lần khám xong, Worker tự tạo hoá đơn, ghi nhận doanh thu, đối chiếu công nợ. Cuối tháng bạn chỉ cần mở báo cáo, không phải cộng tay.

5. Worker «86202 — Hoạt động của các phòng khám nha khoa» (500 đồng/lượt ghi nhận): Worker này ghi nhận tự động mọi hoạt động khám chữa, tiêm, nhổ răng. Giúp bạn có dữ liệu chi tiết để phân tích hiệu quả kinh doanh (mỗi ngày khám bao nhiêu ca, loại dịch vụ nào chạy nhất).

6. Worker «86920 — Hoạt động y tế dự phòng» và Worker «86990 — Hoạt động y tế khác» (đều 500 đồng/lượt ghi nhận): Nếu phòng khám có dịch vụ tư vấn dự phòng (khám sàng lọc, tư vấn vệ sinh răng miệng) hoặc các hoạt động y tế lẻ khác (cấp giấy, kê đơn), hai Worker này ghi nhận riêng, không lẫn với khám chữa chính.

7. Worker «Điều hành / CEO» (0 đồng/báo cáo tổng hợp): Worker tổng hợp tất cả báo cáo từ các Worker trên thành một màn hình duy nhất. Bạn thấy ngay doanh thu hôm nay, bao nhiêu lịch hẹn mới, bao nhiêu hoá đơn chưa thanh toán — miễn phí.

Tổng chi phí: rẻ hơn ly cà phê mỗi ngày

Giả sử mỗi ngày phòng khám của bạn có 10 lịch hẹn, 30 lượt chat hỏi, 5 ticket chăm sóc sau bán, 15 hoá đơn, và khoảng 30 lượt ghi nhận hoạt động y tế (cộng dồn cả 3 mã ngành).

Chi phí ước tính mỗi ngày: 10 lịch x 500đ = 5.000đ + 30 chat x 10đ = 300đ + 5 ticket x 1.500đ = 7.500đ + 15 hoá đơn x 1.500đ = 22.500đ + 30 lượt ghi nhận x 500đ = 15.000đ. Tổng = 50.300 đồng/ngày.

Một tháng 30 ngày: 50.300 x 30 ≈ 1.509.000 đồng. Nghĩa là bạn chỉ tốn chưa tới 2.000 đồng mỗi ngày cho tất cả Worker — rẻ hơn một ly cà phê sáng. So với thuê một lễ tân hay một kế toán, số tiền này quá nhỏ. Mà bạn có đội ngũ làm việc 24/7 không nghỉ, không ốm đau, không đòi tăng lương.

Các Worker «Điều hành/CEO» hoàn toàn miễn phí, tổng hợp báo cáo cho bạn nắm toàn bộ tình hình phòng khám ngay tại màn hình tổng quan.